Tijdregistratie legt gewerkte uren, afwezigheid en andere tijdgegevens op een objectieve manier vast. Deze registraties vormen de basis voor controle, planning, rapportage en loonverwerking. Medewerkers, leidinggevenden en HR gebruiken daarbij ieder de informatie die past bij hun taken en verantwoordelijkheden.
Logitime bestaat uit verschillende bouwstenen die op de werkwijze van uw organisatie kunnen worden afgestemd. Zo kan tijdregistratie worden gecombineerd met onder meer verlofregistratie, personeelsplanning, projectregistratie, salarisverwerking en toegangscontrole. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van de gekozen modules, opties en inrichting.
Op deze pagina vindt u de belangrijkste functies van Logitime en verdiepende informatie over verschillende onderdelen van tijdregistratie.
Functionaliteiten van tijdregistratie
De inrichting van Logitime bepaalt welke functies binnen uw organisatie beschikbaar zijn. Het systeem ondersteunt onder meer:
- werkroosters per medewerker
- overwerk goedkeuren of afkeuren
- urenverantwoording
- roosterroulatie
- jaarkaarten voor medewerkers en afdelingen
- vakantiekaarten
- dagelijkse en periodieke berekeningen
- dagschema’s met nachtovergang
- zelf te definiëren overzichten
- ondersteuning van speciale dagen, zoals kerst en nieuwjaarsdag
- planning van afwezigheid
- productieregistratie
- Tijdregistratie en toegangscontrole gecombineerd
- actuele aan- en afwezigheidsinformatie voor de receptie
- dagcorrecties per medewerker
- correcties per afdeling
- periodecorrecties per medewerker
- handmatige correcties van saldi, zoals het vakantiesaldo
- foutverslagen
- fiatteringsregistratie
Tijdregistratie voor medewerkers
Medewerkers kunnen inzicht krijgen in hun geregistreerde uren, overwerk, verlof en geplande afwezigheid. Via Employee Self Service kunnen zij, afhankelijk van de inrichting, persoonlijke rapportages bekijken, saldi controleren en eerdere boekingen corrigeren. Hierdoor beschikken medewerkers zelf over de gegevens die op hun naam zijn vastgelegd en kunnen zij ontbrekende of onjuiste registraties eerder herkennen.
Tijdregistratie voor HR
Voor HR verbindt tijdregistratie de dagelijkse controle met de periodieke loonverwerking. Leidinggevenden kunnen afwijkingen beoordelen, registraties corrigeren en gebeurtenissen goed- of afkeuren. Logitime berekent vervolgens resultaten zoals gewerkte uren, overwerk, toeslagen, afwezigheid en flexuren volgens de ingerichte regels. Na controle kunnen de benodigde gegevens worden gerapporteerd of geëxporteerd naar HR-, salaris- en ERP-systemen.
Employee Self Service
Employee Self Service is de medewerkersomgeving van Logitime. Via een browser kunnen medewerkers zelf gegevens raadplegen en handelingen uitvoeren. Denk aan het registreren van aanwezigheid of afwezigheid, het bekijken van persoonlijke saldi en het opvragen van rapportages. Met aanvullende opties kunnen zij ook hun planning bekijken, een wijziging aanvragen of tijd aan projecten verantwoorden. Autorisaties bepalen welke functies iedere medewerker mag gebruiken.
In- en uitklokken met Webclock
Webclock is de browseromgeving waarmee medewerkers digitaal kunnen in- en uitklokken. Het is een alternatief voor registreren met een badge bij een fysieke badgelezer en kan onder meer worden gebruikt op kantoor of tijdens het thuiswerken. Afhankelijk van de beschikbare modules kunnen medewerkers ook boekingen corrigeren, persoonlijke rapportages opvragen, saldi bekijken en hun planning raadplegen.
Capaciteitsplanning
Capaciteitsplanning vergelijkt de benodigde personeelscapaciteit met de beschikbare inzet per job en dienst.
Daarbij kan Logitime rekening houden met de planning, afwezigheid, kwalificaties en autorisaties van medewerkers. De planner ziet waar voldoende bezetting aanwezig is en waar een tekort of overschot ontstaat.
Actuele gegevens uit de tijdregistratie helpen om de planning aan te passen wanneer de werkelijke bezetting verandert.
Van prikklok tot beheersysteem
In 1888 nam men een van de eerste mechanische tijdregistratiesystemen in gebruik. De door Willard Bundy ontwikkelde prikklok drukte de tijd en een persoonlijk nummer af op papier. Daarmee konden begin- en eindtijden objectief worden gecontroleerd.
Het uitgangspunt is nog steeds herkenbaar: betrouwbare tijdgegevens beginnen bij een duidelijke registratie. De toepassing is inmiddels veel breder. Tijdregistratie ondersteunt niet alleen de controle van gewerkte uren, maar ook verlof, planning, rapportage, loonverwerking en andere processen rond de inzet van medewerkers.
Logitime combineert deze onderdelen in een modulair systeem. De gekozen bouwstenen kunnen worden afgestemd op de huidige werkwijze en later worden uitgebreid of aangepast wanneer de organisatie daarom vraagt.
Tijdregistratie afstemmen op uw organisatie
De juiste inrichting begint bij de afspraken, roosters, verantwoordelijkheden en gegevensstromen binnen uw organisatie. Bespreek welke registraties nodig zijn, wie deze controleert en welke resultaten naar andere systemen moeten worden uitgevoerd.