tijdregistratie voor medewerkers
Medewerkers willen zonder omwegen kunnen zien hoeveel uren zij hebben gewerkt, welk verlofsaldo nog beschikbaar is en welke afwezigheid al staat gepland. Logitime brengt deze informatie samen. Via Employee Self Service kunnen medewerkers, afhankelijk van de gekozen modules en opties, hun persoonlijke gegevens raadplegen en zelf handelingen uitvoeren.
Dit geeft medewerkers meer inzicht in hun eigen urenregistratie. Zij hoeven voor een actueel saldo of persoonlijk urenoverzicht niet steeds bij HR of een leidinggevende aan te kloppen.
Inzicht in de eigen uren
Logitime berekent en bewaart informatie zoals gewerkte uren en overwerk. Medewerkers kunnen via Employee Self Service rapportages genereren die uitsluitend hun persoonlijke gegevens bevatten. Zo kunnen zij hun geregistreerde uren zelf controleren.
Een persoonlijk overzicht kan onder meer inzicht geven in:
- gewerkte uren
- overwerk
- aanwezigheids- en afwezigheidsregistraties
- relevante tijdresultaten en tellers
Welke gegevens in een rapportage staan, hangt af van de inrichting van Logitime. Rapportages kunnen worden afgestemd op de informatie die binnen de organisatie wordt gebruikt.
Actueel inzicht in verlof en ATV
De vakantiekaart toont de verlofrechten en verlofmutaties van het geselecteerde jaar. Medewerkers krijgen hiermee inzicht in de opbouw en het gebruik van hun verlof. Ook de ATV-teller kan op de kaart worden weergegeven.
De vakantiekaart kan de volgende informatie bevatten:
- het openingssaldo uit de voorgaande periode
- bij- en afboekingen per dag
- opgenomen verlof en ATV
- gepland verlof en geplande ATV
- het huidige saldo van verlof en ATV
Geplande uren kunnen worden meegenomen in de saldoberekening. Hierdoor wordt zichtbaar welk saldo resteert wanneer reeds gepland verlof wordt meegerekend. Het actuele saldo en het saldo na planning blijven zo van elkaar te onderscheiden.
Gepland verlof direct meenemen
Logitime ondersteunt het vooraf plannen van afwezigheid. In de planning is per dag zichtbaar of er een dagschema, een afwezigheid of een combinatie van beide is ingepland.
Via Employee Self Service kunnen medewerkers hun eigen planning bekijken. Met de optie Planning T&A kunnen zij een wijziging van die planning aanvragen of hun planning rechtstreeks aanpassen. Welke werkwijze beschikbaar is, hangt af van de gekozen inrichting en autorisaties.
Door geplande afwezigheid mee te nemen in de vakantiekaart ontstaat een vollediger beeld. Een medewerker ziet niet alleen wat al is opgenomen, maar ook welke verlof- of ATV-uren voor een latere datum zijn gepland.
Zelf registreren en corrigeren
Employee Self Service geeft medewerkers toegang tot Logitime via WebClock. Met Time and Attendance Professional kunnen zij zelf boekingen maken voor aanwezigheid, afwezigheid en andere registraties. Dit werkt vergelijkbaar met een boeking via een badgelezer.
Medewerkers kunnen daarnaast eerdere boekingen corrigeren. Daarmee kunnen zij een vergeten of onjuiste registratie zelf herstellen binnen de daarvoor ingerichte mogelijkheden. De organisatie bepaalt welke functies en correcties beschikbaar zijn.
Persoonlijke rapportages opvragen
Logitime bevat standaardrapportages en biedt de mogelijkheid om eigen rapportages te definiëren. Daarin kunnen bijvoorbeeld gewerkte uren, afwezigheidsredenen en looncomponenten worden opgenomen.
Via Employee Self Service kan een medewerker een rapportage van de eigen gegevens genereren. Afhankelijk van de rapportage en inrichting kan deze worden afgedrukt, als PDF of Excel-bestand worden opgeslagen of per e-mail worden verzonden.
Dit maakt het eenvoudiger om geregistreerde uren over een gekozen periode te controleren. Verschillen of ontbrekende boekingen kunnen daardoor eerder worden herkend.
Minder vragen over uren en saldi
Wanneer medewerkers hun eigen gegevens kunnen raadplegen, beschikken zij over dezelfde geregistreerde informatie als de organisatie. Zij kunnen zelfstandig controleren:
- hoeveel uren zijn geregistreerd
- welk verlof- of ATV-saldo is opgebouwd
- welke mutaties in het saldo zijn verwerkt
- welk verlof al is opgenomen
- welke afwezigheid nog gepland staat
- welke boekingen mogelijk moeten worden gecorrigeerd
Dat maakt de registratie inzichtelijker en beperkt vragen over de stand van uren en verlof. Correcties blijven bovendien gebaseerd op vastgelegde boekingen en berekende resultaten.
Beschikbaarheid hangt af van de inrichting
De mogelijkheden binnen Employee Self Service zijn afhankelijk van de aangeschafte modules en opties. Inzage in persoonlijke rapportages en saldi vereist Time and Attendance Professional. Voor het aanvragen of rechtstreeks aanpassen van de eigen planning is de optie Planning T&A nodig.
Ook de gebruikte tellers, verlofcategorieën, rapportages en autorisaties worden afgestemd op de regelingen binnen de organisatie. Daardoor sluit het overzicht voor medewerkers aan op de uren- en verlofregistratie die daadwerkelijk wordt toegepast.