Tijdregistratie en toegangscontrole werken binnen Logitime samen bij het registreren van aanwezigheid en het bepalen van toegangsrechten. Een badgeregistratie kan toegang tot een gebouw of productiehal verlenen en tegelijk de aanwezigheid vastleggen. Daarnaast kunnen toegangsrechten afhangen van het werkrooster of de dienst van een medewerker.
De combinatie brengt tijdgegevens en fysieke aanwezigheid samen in één platform. Daarbij blijven werkstatus en toegangsstatus afzonderlijk zichtbaar. Dat geeft de receptie, beveiliging en personeelsadministratie inzicht in verschillende aspecten van aanwezigheid.
Eén registratie voor toegang en aanwezigheid
Een medewerker biedt een persoonlijke badge aan bij een lezer. Bij online toegangscontrole controleert Logitime op dat moment de actuele toegangsrechten en bepaalt het systeem of de medewerker naar binnen mag. Wijzigingen in deze rechten zijn direct van kracht.
Wanneer toegangscontrole en aanwezigheidsregistratie gecombineerd zijn ingericht, legt dezelfde registratie ook de aanwezigheid vast. De medewerker hoeft deze aanwezigheid dus niet nogmaals afzonderlijk te registreren. Daarmee vervallen dubbele invoer en het synchroniseren van deze registratie tussen twee afzonderlijke systemen.
De tijdregistratie verwerkt de boekingen vervolgens volgens de ingerichte roosters en rekenregels. De bredere mogelijkheden voor urenberekening, correcties en rapportage staan beschreven bij tijdregistratie binnen Logitime.
Toegangsrechten laten aansluiten op het werkrooster
Toegangsprofielen bepalen waar en wanneer een medewerker toegang heeft. Een profiel kan gelden voor bepaalde zones of specifieke lezers. Meerdere profielen kunnen worden gecombineerd en aan dezelfde badge worden toegewezen.
In combinatie met Logitime Aan- & Afwezigheidsregistratie, kunnen de toegangsrechten aansluiten op het werkrooster of de dienst. Het toegangsprofiel kan hiervoor de tijden uit het dagschema voor de betreffende datum gebruiken. Ook vaste tijden en dagen zijn mogelijk.
Hierdoor kan de toegang tot bijvoorbeeld een productiegebied worden afgestemd op de werktijden van de medewerker. Het rooster krijgt daarmee naast een functie in de tijdregistratie ook een functie in het toegangsbeheer.
Werkstatus en fysieke aanwezigheid onderscheiden
Logitime maakt onderscheid tussen twee statussen:
- Werkstatus: de status vanuit de aan- en afwezigheidsregistratie
- Toegangsstatus: de fysieke aanwezigheid vanuit de toegangscontrole
Het receptiescherm kan beide statussen tonen. Ook is zichtbaar wanneer een medewerker volgens het dagschema wordt verwacht. Aanvullende gegevens, zoals afdeling, telefoonnummer en de laatst gebruikte badgelezer, kunnen in hetzelfde scherm worden opgenomen.
Dit onderscheid helpt om aanwezigheidsinformatie correct te gebruiken. De toegangsstatus geeft inzicht in wie als inpandig staat geregistreerd. Voor tijdresultaten gebruikt Logitime de tijdregistratie met de bijbehorende berekeningen.
De bedrijfsinstellingen bepalen welke gegevens zichtbaar zijn en welke statussen mogen worden gewijzigd. Als een medewerker een badge is vergeten, kan de receptie iemand handmatig in- of uitboeken.
Calamiteitenoverzicht voor receptie en beveiliging
De combinatie van tijdregistratie en toegangscontrole ondersteunt zowel het dagelijkse overzicht als de informatievoorziening bij een calamiteit. Logitime houdt een calamiteitenoverzicht bij met de geregistreerde aanwezigen en hun laatst bekende locatie. Dit overzicht kan medewerkers en bezoekers bevatten.
Bij de inrichting wordt bepaald welke online lezers het calamiteitenoverzicht bijwerken. De lijst kan worden geordend per zone, per afdeling of in een eigen volgorde. Ook handmatige correcties en gebruik over meerdere vestigingen zijn mogelijk.
De plaatsing van de lezers bepaalt hoe gedetailleerd de locatie-informatie is. Registratie bij de bedrijfspoort geeft een ander overzicht dan registratie bij afzonderlijke productiegebieden of andere ruimtes.
Daarnaast toont het toegangslog aan wie toegang is verleend of geweigerd. Daarmee is na te gaan welke deur iemand heeft gebruikt of welk gebied iemand heeft betreden. Het log kan worden afgedrukt of opgeslagen. Welke gebeurtenissen worden vastgelegd, wordt in de loginstellingen bepaald.
Voor wie is de combinatie relevant?
Tijdregistratie en toegangscontrole zijn relevant voor organisaties die werktijden en toegang tot gebouwen of terreinen in samenhang willen beheren. De combinatie ondersteunt onder meer:
- Organisaties met ploegendiensten: toegangsrechten kunnen aansluiten op het dagschema of de dienst
- Productieomgevingen: een badge kan toegang tot de productiehal en aanwezigheidsregistratie combineren
- Recepties en beveiligingsdiensten: werkstatus, fysieke aanwezigheid en verwachte aanwezigheid zijn gezamenlijk te raadplegen
- Organisaties met meerdere vestigingen: receptie- en calamiteitenoverzichten ondersteunen gebruik over meerdere locaties
Met de aanvullende Attendance Board-functie kunnen groepen aanwezige personen ook op een monitor worden getoond. De weergave kan uitgaan van de toegangsstatus of de werkstatus, met selecties op vestiging, afdeling of groep.
Wat bepaalt de werking van de combinatie?
De samenwerking wordt ingericht met toegangsprofielen, dagschema’s, badgelezers en de instellingen voor aanwezigheidsregistratie. Daarbij wordt vastgelegd welke ruimtes toegankelijk zijn, welke tijden gelden en welke lezers de fysieke aanwezigheid bijwerken.
Voor de directe controle van actuele toegangsrechten is online communicatie met Logitime nodig. Bij uitval van die communicatie kunnen badgelezers terugvallen op opgeslagen back-upprofielen. Dit zijn vereenvoudigde versies van de online toegangsprofielen.
Ook de beschikbare modules en uitbreidingen bepalen de mogelijkheden. Uitgebreide beveiligingsfuncties, zoals het bewaken van zones en alarmen vanuit één beveiligingsscherm, behoren tot aanvullende functionaliteit. Door deze keuzes op elkaar af te stemmen, kan dezelfde registratie worden gebruikt voor toegangsbeheer en aanwezigheid, terwijl de afzonderlijke werk- en toegangsstatus behouden blijven.