WTTA urenregistratie met Logitime: aanwezigheid, pauzes en locaties inzichtelijk
Krijgt uw organisatie te maken met de WTTA? Dan vraagt de urenadministratie om inzicht in de inzet van medewerkers: wie heeft gewerkt, wanneer en op welke locatie? Die gegevens moeten bruikbaar zijn voor controle en aanlevering aan de uitlener.
Logitime legt veel van deze informatie al vast binnen de tijd- en aanwezigheidsregistratie. Boekingen met tijdstippen, aanwezigheidsblokken, pauzeboekingen en inzicht over meerdere vestigingen vormen een concrete basis. Met dagoverzichten, correctiefuncties en exports maakt u deze gegevens bruikbaar voor uw administratie.
Voor bestaande Logitime-klanten begint de voorbereiding daarom met het beoordelen van de huidige inrichting. Welke gegevens zijn al beschikbaar en wat is nodig om ze op de juiste manier aan te leveren?
Welke gegevens worden belangrijk onder de WTTA?
Het gepubliceerde WTTA-normenkader vraagt in beginsel om een sluitende, controleerbare urenregistratie met de naam van de arbeidskracht, de betreffende periode, begin- en eindtijden per dag of dienst inclusief eventuele onbetaalde pauzes, en de werkpleklocatie. Voor bepaalde vaste arbeidspatronen geldt onder voorwaarden een uitzondering op het tijdsgegeven. Bron: officieel WTTA-normenkader, onderdeel 5.5.
Daarnaast controleert de inspectie-instelling de aansluiting tussen gewerkte, verloonde, uitbetaalde en gefactureerde uren. De registratie moet dus passen bij de verwerking door de uitlener. Bron: NAU, inspectierapport en normenkader.
Deze pagina laat zien wat Logitime hiervoor levert. Lees onze volledige uitleg over de WTTA voor de wettelijke achtergrond, doelgroepen en invoeringstermijnen.
Van WTTA-eis naar Logitime-functionaliteit
De onderstaande tabel verbindt de gegevens uit het normenkader en praktische administratieve behoeften aan bestaande Logitime-functionaliteit. Niet iedere behoefte in de tabel is een afzonderlijke wettelijke verplichting.
| WTTA / administratieve behoefte | Logitime-functionaliteit |
|---|---|
| Registraties bij de juiste medewerker bekijken | Boekingen en berekende resultaten per medewerker en datum |
| Begin- en eindmomenten vastleggen | In- en uitboekingen met tijdstip en meldcode |
| Pauzemomenten onderscheiden | Herkenning van pauzeboekingen binnen ingestelde pauzeblokken |
| Aanwezigheid en tussentijdse afwezigheid overzien | Aanwezigheidsblokken en inzicht in tussentijdse afwezigheden |
| Inzicht in de aanwezigheidslocatie | Receptiescherm met vestigingsselectie en aanduiding van aanwezigheid op een andere vestiging |
| Meerdere vestigingen beheren | Multi-site ondersteuning en overzicht van geautoriseerde vestigingen |
| Eerdere perioden controleren | Dag- en periodeoverzichten van beschikbare registraties en resultaten |
| Ontbrekende boekingen behandelen | Foutverslag en dagcorrectie |
| Registraties beoordelen | Inzicht in tijdstip, meldcode, oorsprong en commentaar bij boekingen |
| Uren rapporteren en aanleveren | Overzichten voor groepen medewerkers, bestandsuitvoer en exportkoppelingen op maat |
| Aanwezigheid aanvullend onderzoeken | Toegangsregistratie via paslezers |
Welke gegevens u in een specifieke rapportage of export ontvangt, wordt bepaald door de inrichting. Vooral bij werklocaties en pauzetijden is het belangrijk om de aanlevering te toetsen aan de afspraken met uw uitlener.
Begin- en eindtijden automatisch uit boekingen
Logitime registreert in- en uitboekingen inclusief tijdstip. Daarmee zijn de geboekte begin- en eindmomenten beschikbaar voor de tijdverantwoording.
Per medewerker en datum ziet u de afzonderlijke boekingen, de meldcode en de omschrijving. Het systeem toont ook de oorsprong van de boeking, bijvoorbeeld een badgelezer, handmatige invoer of planning. Zo kunt u beoordelen waarop een registratie is gebaseerd.
De functie Daginformatie geeft een schematisch overzicht van de tijdverantwoording binnen een afdeling. U kunt daarbij schakelen tussen de weergave op basis van boekingen en de weergave op basis van berekende tijdresultaten.
Voor een juiste urenverantwoording moeten medewerkers boeken op de momenten die bij uw werkproces horen. Spreek daarom af wanneer een boeking het begin of einde van werkzaamheden aangeeft. Een aankomst bij de ingang kan een ander moment zijn dan de start van de dienst.
Pauzes en tussentijdse afwezigheid inzichtelijk
Logitime toont aanwezigheidsblokken en tussentijdse afwezigheden, zoals pauzes. U ziet daarmee hoe de geregistreerde aanwezigheid over de dag is verdeeld.
Binnen de dagschema’s kunnen pauzeblokken worden ingericht. Wanneer een medewerker binnen de ingestelde pauzetijden een uit- en inboeking maakt, herkent Logitime deze als pauzeboekingen. Het systeem ondersteunt daarnaast vaste en flexibele pauzeregelingen.
Geboekte pauzes en berekende pauzes onderscheiden
Een geboekte pauze bevat geregistreerde momenten. Een standaardpauze wordt op basis van de instellingen toegepast. Logitime ondersteunt beide werkwijzen.
Bij de voorbereiding op de urenaanlevering beoordelen we daarom hoe uw pauzes zijn ingericht. Worden de werkelijke pauzemomenten geboekt? Wordt een vaste duur toegepast? En welke gegevens ontvangt de uitlener?
Zo gebruikt u de bestaande pauzefunctionaliteit gericht, met een duidelijk onderscheid tussen registratie en berekening.
Aanwezigheid op meerdere locaties
Werken medewerkers op verschillende vestigingen? Logitime ondersteunt multi-site omgevingen en geeft inzicht in de vestiging waar iemand aanwezig is.
In het receptiescherm selecteert een bevoegde gebruiker een vestiging of alle geautoriseerde vestigingen. Het scherm toont ook externe medewerkers en geeft aan wanneer een medewerker zich op een andere vestiging bevindt.
Dit biedt overzicht bij organisaties waar medewerkers tussen locaties wisselen. De aanwezigheid blijft zichtbaar binnen dezelfde omgeving.
Locatiegegevens bruikbaar maken voor de urenadministratie
Voor de aanlevering aan een uitlener moet duidelijk zijn hoe de geregistreerde vestiging aansluit op de werkpleklocatie. Een vestigingscode moet bijvoorbeeld herkenbaar zijn voor de partij die de uren verwerkt.
Samen controleren we welke locaties zijn ingericht, hoe boekingen daaraan worden gekoppeld en welke locatiegegevens in de rapportage of export nodig zijn. Daarbij bekijken we ook situaties waarin medewerkers buiten de vaste vestigingen werken.
Controleerbare historie en rapportages
Logitime biedt overzichten per medewerker, afdeling en geselecteerde periode. U kunt geregistreerde en berekende gegevens bekijken, printen of naar een bestand schrijven.
Daarmee kunt u ook eerdere perioden beoordelen, voor zover de betreffende detailgegevens beschikbaar zijn. Dat is bruikbaar wanneer een uitlener vragen heeft over een dienst of wanneer de administratie verschillen constateert.
Ontbrekende boekingen gericht behandelen
Het Foutverslag toont gebeurtenissen die aandacht vragen, zoals een ontbrekende inboeking. Vanuit zo’n melding opent u de dagcorrectie voor de betreffende medewerker en datum.
In de dagcorrectie kunt u ontbrekende boekingen toevoegen, boekingen corrigeren en een reden van afwezigheid vastleggen. Ook zijn de berekende resultaten beschikbaar. Zo behandelt u afwijkingen vanuit de registratie waarop de urenverantwoording is gebaseerd.
Historische detailgegevens beschikbaar houden
Voor controle achteraf moet de benodigde informatie bewaard blijven. Stem het opschonen of samenvoegen van gegevens daarom af op uw bewaarbeleid en rapportagebehoefte.
Historische overzichten geven inzicht in beschikbare registraties. Of daarnaast een afzonderlijke wijzigingshistorie nodig en beschikbaar is, beoordelen we binnen uw inrichting.
Uren exporteren naar de uitlener of salarisadministratie
Logitime biedt exportmogelijkheden voor tijdregistraties, berekende looncomponenten en medewerkersgegevens. Ook uren van uitzendkrachten kunnen per medewerker of uitzendbureau worden aangeleverd.
De documentatie beschrijft maatwerkkoppelingen via onder meer CSV- en Excel-bestanden, XML en API’s. De gekozen uitwisseling sluit aan op de gegevensbehoefte van het ontvangende systeem.
Voor registratie rond de WTTA controleren we niet alleen het urentotaal. We bekijken ook welke detailgegevens moeten worden meegestuurd, zoals boekingsmomenten, pauzes, perioden en locaties. Een bestaande urenexport is daarmee het startpunt voor de beoordeling van het benodigde aanleverformaat.
Toegangsregistratie als aanvullende informatiebron
Logitime biedt toegangsregistratie via paslezers en inzicht in wie zich binnen een gebouw of geregistreerd gebied bevindt.
Deze gegevens helpen bij het onderzoeken van verschillen tussen opgegeven uren en geregistreerde aanwezigheid. Bijvoorbeeld wanneer de administratie een dienst bevat waarvoor aanvullende controle nodig is.
Een toegangsmoment heeft daarbij een eigen betekenis. Het geeft informatie over toegang en aanwezigheid; de werkboekingen en registratieafspraken bepalen hoe de gewerkte tijd wordt verantwoord.
Bestaande Logitime-klant? Veel gegevens zijn er waarschijnlijk al
Gebruikt u Logitime voor tijd- en aanwezigheidsregistratie? Dan zijn veel relevante gegevens waarschijnlijk al beschikbaar. De WTTA betekent daarom niet automatisch dat u een compleet nieuw registratiesysteem moet invoeren.
Begin met een beoordeling van uw bestaande inrichting. Samen controleren we:
- Welke begin-, eind- en andere boekingen medewerkers maken
- Hoe pauzes en tussentijdse afwezigheden worden geregistreerd
- Hoe vestigingen en werkpleklocaties worden vastgelegd
- Hoe ontbrekende boekingen en correcties worden behandeld
- Welke historische detailgegevens beschikbaar blijven
- Welke rapportage of export uw uitlener nodig heeft
Deze beoordeling maakt concreet wat u al heeft en welke instellingen, afspraken of gegevensuitwisseling moeten worden aangepast.
Logitime inzetten voor WTTA-registratie
Logitime biedt de registratie en inzichten waarmee u werkmomenten, aanwezigheid, pauzes en aanwezigheid op verschillende locaties vastlegt en controleert. Dagoverzichten, correctiefuncties, rapportages en exports maken deze gegevens bruikbaar voor de urenadministratie.
De WTTA omvat daarnaast toelating en verplichtingen rond onder meer personeel, loon en belastingen. Logitime levert een concrete oplossing voor de registratiegegevens; de naleving van de wet als geheel blijft een bredere verantwoordelijkheid.
Neem contact op met Logitime voor een beoordeling van uw bestaande inrichting. We bekijken uw boekingen, pauzeregels, locaties en urenaanlevering en bepalen welke aanpassingen nodig zijn voor uw registratie rond de WTTA.