Zelf te definiëren overzichten maken het mogelijk om geregistreerde en berekende gegevens, vanuit tijdregistratie uit Logitime, in een eigen rapportagevorm samen te brengen. De organisatie bepaalt welke informatie wordt getoond, over welke medewerkers en periode het overzicht gaat en hoe het wordt uitgevoerd.
Deze overzichten vormen een aanvulling op de standaardrapportages binnen tijdregistratie. Ze zijn onder meer bruikbaar voor periodieke urencontroles, looncomponenten, afwezigheid en managementinformatie.
Waaruit bestaat een overzicht?
Een overzicht bestaat uit drie samenhangende onderdelen:
- Een printsjabloon bepaalt welke informatie wordt opgenomen en hoe de kolommen worden weergegeven.
- Een filter bepaalt over welke periode, medewerkers en organisatieonderdelen het overzicht gaat.
- Een printprogramma combineert het printsjabloon en het filter en legt vast hoe het overzicht mag worden uitgevoerd.
Het soort overzicht bepaalt welke gegevens beschikbaar zijn. Een teller voor aan- en afwezigheid, zoals overwerkuren, kan bijvoorbeeld niet in een sjabloon voor jobregistratie worden gebruikt. Het type printsjabloon, filter en printprogramma moet daarom op elkaar aansluiten.
Welke onderdelen kan de organisatie zelf inrichten?
Binnen de module: ‘Aan- & Afwezigheidsregistratie Professional’ kan een organisatie naast de meegeleverde standaardrapportages eigen overzichten definiëren. De inrichting vindt plaats in Logitime en kan worden afgestemd op de informatie die binnen de organisatie nodig is.
Per overzicht kunnen onder meer de volgende onderdelen worden ingesteld:
- de titel en omschrijving
- het soort overzicht
- de tellers en andere waarden die worden opgenomen
- de indeling en kopteksten van de kolommen
- de periode waarop het overzicht betrekking heeft
- de medewerkers, afdelingen of categorieën binnen de selectie
- de detaillering, sortering en totalen
- de beschikbare uitvoermogelijkheden
- de printerinstellingen en mogelijkheden voor automatische uitvoering
Voorwaardelijke bewerkingen in een printsjabloon vormen een uitzondering. Dit is een geavanceerde functie die door een Logitime-consultant wordt ingericht.
Inhoud en kolommen bepalen
Het printsjabloon bepaalt wat er in het overzicht staat en hoe deze informatie wordt weergegeven. Een zelf gedefinieerd printsjabloon kan maximaal zestien kolommen bevatten.
Per kolom kunnen kopteksten en tellers worden ingesteld. Een koptekst mag maximaal negen tekens bevatten. De organisatie kan verschillende tellers in één kolom optellen of van elkaar aftrekken. Ook kan per kolom worden bepaald of een totaal of openingssaldo wordt afgedrukt.
Afhankelijk van de gekozen gegevens kan een kolom ook een systeemwaarde tonen. Tellerresultaten kunnen daarnaast als bedrag worden weergegeven door de berekende tijd te combineren met het uurloon van een medewerker of het tarief van een activiteit.
De juiste medewerkers en afdelingen selecteren
Het filter bepaalt voor welk deel van de organisatie het overzicht wordt gemaakt. Afhankelijk van het soort filter kan de selectie bijvoorbeeld bestaan uit:
- één of alle afdelingen
- één of alle medewerkers
- een categorie afdelingen
- een categorie medewerkers
Rapportages op basis van categorieën zijn beschikbaar met de module: ‘Management’. Daarmee kunnen medewerkers of afdelingen over bestaande organisatiestructuren heen worden gegroepeerd. Zo kan een overzicht bijvoorbeeld worden beperkt tot uitzendkrachten of een andere ingerichte medewerkercategorie.
Autorisaties blijven altijd van toepassing. Een gebruiker krijgt in een regulier overzicht geen informatie te zien over medewerkers waarvoor die gebruiker niet is geautoriseerd.
Werken met vaste en relatieve periodes
Voor de meeste overzichten is een rapportageperiode nodig. Deze periode kan op twee manieren worden vastgelegd:
- met een vaste begin- en einddatum
- met een relatieve periode op basis van de datum waarop het overzicht wordt uitgevoerd
Een relatieve periode kan betrekking hebben op een dag, week, maand, kwartaal, jaar of een zelf gedefinieerde periode, zoals een afwijkende salarisperiode. Met een negatief aantal wordt naar een periode in het verleden verwezen, met nul naar de huidige periode en met een positief aantal naar een toekomstige periode.
De begin- en einddatum mogen op verschillende relatieve periodes zijn gebaseerd. Daardoor kan een overzicht bijvoorbeeld lopen vanaf het begin van het huidige jaar tot en met gisteren. Een relatieve periode hoeft bij herhaald gebruik niet steeds handmatig te worden aangepast.
Detaillering en presentatie instellen
Het filter bevat ook instellingen voor de opbouw en presentatie van het overzicht. De beschikbare keuzes hangen af van het soort filter. Mogelijke instellingen zijn:
- een structuur per afdeling en medewerker, alleen per medewerker of per medewerkercategorie
- dagresultaten per medewerker
- periodetotalen per medewerker
- periodetotalen per afdeling
- sortering op medewerkersnummer of medewerkersnaam
- uren en minuten of decimale uren
- totalen per medewerker, afdeling, categorie of volledige selectie
- het wel of niet tonen van lege regels
- het opnemen van boekingen, berekende tijdresultaten en commentaren
- een nieuwe pagina per medewerker of afdeling
- het afdrukken van de gebruikte filterinstellingen
Ook kan worden bepaald uit welke berekening of correctie een tellerresultaat afkomstig moet zijn. Daardoor kan een overzicht bijvoorbeeld alle resultaten tonen of worden beperkt tot resultaten uit een bepaalde berekening of handmatige correctie.
Een tijdelijk afwijkende selectie gebruiken
Bij het printprogramma kan de optie Selectie wijzigbaar worden ingeschakeld. Een gebruiker kan het gekoppelde filter dan tijdelijk aanpassen op het moment dat het overzicht wordt opgevraagd.
De tijdelijke wijziging blijft behouden totdat een ander printprogramma wordt gekozen of het overzichtenscherm wordt verlaten. De onderliggende filterdefinitie verandert hierdoor niet. Dit maakt het mogelijk om een vast ingericht overzicht incidenteel voor een andere periode of selectie uit te voeren.
Overzichten bekijken, afdrukken en opslaan
Een printprogramma legt vast welke uitvoervormen beschikbaar zijn. Een overzicht kan op het scherm worden getoond, naar een printer worden gestuurd of als bestand worden opgeslagen. Afhankelijk van de inrichting kan het ook per e-mail worden verzonden of automatisch via de taakprocessor of taakplanner worden uitgevoerd.
Voor bestanden zijn de volgende formaten beschikbaar:
- Excel
- HTML
- tekstbestand
In een Excel-bestand worden resultaten in afzonderlijke velden opgeslagen, zodat verdere bewerking mogelijk is. Afzonderlijke tijdresultaten worden niet in het Excel-bestand opgenomen. Bij uitvoer naar een bestaand bestand overschrijft Logitime dit bestand zonder voorafgaande controle.
Verzending per e-mail is alleen mogelijk wanneer deze uitvoervorm bij het overzicht is ingesteld. Persoonlijke rapportages kunnen naar afzonderlijke medewerkers worden gestuurd. Ook kunnen afdelingshoofden rapportages over hun afdelingen ontvangen. Deze mogelijkheden vereisen een licentie voor WebClock en gebruiken de e-mailadressen die bij de medewerkers zijn vastgelegd.
Standaardoverzichten en eigen overzichten
Logitime levert verschillende standaardprintsjablonen mee. Deze zijn herkenbaar aan een sterretje voor de code en kunnen niet worden gewijzigd. Welke standaardsjablonen beschikbaar zijn, hangt af van de licentie.
Wanneer een standaardoverzicht niet aansluit op de gewenste informatie, kan een eigen printsjabloon met een eigen filter worden ingericht. Daarmee bepaalt de organisatie zelf de inhoud, selectie en presentatie, binnen de beschikbare gegevens en de grens van zestien kolommen.
Voor wie zijn zelf te definiëren overzichten relevant?
Zelf te definiëren overzichten zijn vooral bruikbaar wanneer verschillende functies ieder een andere selectie of detaillering nodig hebben. Afdelingshoofden kunnen bijvoorbeeld periodiek de uren van hun eigen afdeling controleren. HR kan totalen per medewerker, afdeling of categorie gebruiken voor controle en loonverwerking. Meer over deze toepassing staat op de pagina tijdregistratie voor HR.
Een eenmaal ingericht overzicht kan handmatig, via een wachtrij of volgens een planning worden uitgevoerd. Daardoor kan dezelfde rapportagedefinitie terugkeren in een vaste controle- of rapportageprocedure.