Af- en aanwezigheidsregistratie
software die objectief, volledig en schaalbaar werkt
Aan- Afwezigheidregistratie biedt uw organisatie een objectief inzicht in de aanwezigheid van uw medewerkers.
Aanwezigheidsregistratie op basis van tijd biedt uw organisatie vele mogelijkheden zoals onder andere: aanwezige tijd binnen het bedrijf, aanwezige tijd in productie omgeving, vakantie uren, ziekte, overwerk, geoorloofd aanwezig, geoorloofd afwezig. Het systeem draagt er zorg voor dat de data op een juiste manier wordt verzameld, opgeslagen en verwerkt.
- aanwezige tijd binnen het bedrijf
- aanwezige tijd in productie omgeving
- vakantie uren
- ziekte
- overwerk
- geoorloofd aan- afwezig
- CAO-Loonverwerking
Aanwezigheidsregistratie legt vast óf en wanneer een medewerker aanwezig is binnen het bedrijf of de productieomgeving, inclusief de reden van afwezigheid zoals ziekte, vakantie of geoorloofd verlof. Tijdregistratie legt vast hoeveel uur een medewerker werkt en aan welke taken of projecten.
Logitime biedt beide als onderdeel van één geïntegreerd platform.
Weten wie er wanneer aanwezig is, klinkt eenvoudig. In de praktijk lopen organisaties vast op spreadsheets die niet kloppen, handmatige correcties die niemand controleert en verzuimcijfers die pas weken later zichtbaar worden. Goede aanwezigheidsregistratie software lost dat op, niet door het bijhouden van uren als administratieve verplichting, maar door objectief en geautomatiseerd inzicht te geven in aanwezigheid, afwezigheid en alle categorieën daartussenin.
Logitime biedt een geïntegreerd platform voor tijdregistratie, aanwezigheidsregistratie en toegangscontrole, met 30 jaar praktijkervaring en meer dan 600 klanten wereldwijd.
Aanwezigheidsregistratie in kantoor én productieomgeving
productiebedrijven, distributiecentra en organisaties met strikt afgebakende werkzones
Voor organisaties met alleen een kantooromgeving is aanwezigheidsregistratie relatief overzichtelijk: medewerkers zijn er of ze zijn er niet. Zodra een organisatie ook een productieomgeving, warehouse of meerdere werkzones heeft, wordt het complexer.
Logitime maakt onderscheid tussen aanwezige tijd binnen het bedrijf en aanwezige tijd in de productieomgeving. Dat is geen cosmetisch verschil. Een medewerker die om 07:45 inklokt, maar pas om 08:10 zijn productiepost bereikt, kan mogelijk voor de loonberekening anders meetellen dan voor de productiviteitsrapportage van de shopfloor. Beide zijn relevant, maar ze meten niet hetzelfde.
Voor productiebedrijven, distributiecentra en organisaties met strikt afgebakende werkzones geeft dit onderscheid inzicht dat met een generiek HR-systeem niet haalbaar is.
Alle registratie categorieën die ertoe doen
Aanwezigheid die wel of niet meetelt voor urenverantwoording
Aanwezigheid
- Aanwezige tijd binnen het bedrijf
- Aanwezige tijd in de productieomgeving
- Overwerk (meeruren ten opzichte van het rooster)
- Toeslagen
Geoorloofde afwezigheid
- Vakantie-uren
- Geoorloofd afwezig
- Verlof
- Doktersbezoek
- Opleidingsdagen, etc.
Overige of bijzondere categorieën
- Ziekte
- Geoorloofd aanwezig (aanwezigheid die buiten de standaard werktijd valt maar wel wordt erkend)
Elke categorie wordt automatisch berekend op basis van de geregistreerde in- en uitklokdata, in combinatie met het geldende rooster. Afwijkingen worden zichtbaar in het foutverslag. Leidinggevenden kunnen correcties doorvoeren en zaken zoals overwerk goedkeuren, zodat elke aanpassing herleidbaar is.
Zo werkt de aanwezigheidsregistratie van Logitime
Registratie vindt plaats via de methode die past bij de werksituatie:
Badge
Medewerkers klokken in en uit via een badgelezer of toegangspoort.
Webclock
Digitaal in- en uitklokken via browser, geschikt voor kantooromgevingen of thuiswerkers.
Biometrie
Zekerheid in aanwezigheid, eventueel in combinatie met badge.
Handmatige invoer
Voor correcties, inhaal-uren of situaties waarbij automatische registratie niet mogelijk is.
Naast de registratie zelf biedt het systeem een receptiefunctie met realtime aanwezigheidsstatus per medewerker. Dat is bruikbaar voor receptionisten, facilitair beheer of beveiligingsdiensten die op elk moment willen weten wie er in het gebouw aanwezig is — zonder dat daar een aparte query of handmatige telling voor nodig is.
Alle geregistreerde data wordt automatisch verwerkt: berekeningen van uren, toeslagen, saldobepalingen en afwijkingen van het rooster lopen via het systeem. Het aanwezigheidsdashboard geeft leidinggevenden direct inzicht in de tijd en aanwezigheid van hun team.
Overzicht van functionaliteiten
Registratie vindt plaats via de methode die past bij de werksituatie:
Koppeling met toegangscontrole en tijdregistratie
Een van de onderscheidende kenmerken van het Logitime-platform is de integratie tussen tijdregistratie, aanwezigheidsregistratie, toegangscontrole en jobregistratie. Deze zijn in veel organisaties nog gescheiden systemen en precies daar kunnen fouten ontstaan.
Toegangscontrole en aanwezigheidsregistratie als één systeem
De badge die een medewerker toegang geeft tot het gebouw of de productiehal, is dezelfde registratie die de aanwezigheidsdata vastlegt. Geen dubbele invoer, geen synchronisatieproblemen tussen systemen, geen tijdsverschillen die correcties vereisen.
Koppeling met loonverwerking mogelijk
Geregistreerde uren, overwerk, verzuim en vakantiedagen worden automatisch klaargezet voor de salarisadministratie. Daarmee vervalt de handmatige overboek-stap die in veel organisaties een bron is van fouten en vertraging. Correcties die worden goedgekeurd, zijn direct zichtbaar in de aanlevering voor loonverwerking.
Dit is geen theoretische integratie: het is de kern van het Logitime-platform, ontwikkeld over meer dan 30 jaar in samenwerking met organisaties die loonnauwkeurigheid als operationeel-kritisch beschouwen.
Geschikt voor elke organisatie, van één locatie tot landelijk netwerk
Van tien medewerkers op één adres tot honderden medewerkers verspreid over meerdere vestigingen
Aanwezigheidsregistratie software die werkt voor één locatie met een vaste bezetting is relatief eenvoudig te vinden. De uitdaging begint zodra:
- zodra een organisatie meerdere locaties heeft, met wisselende roosters
- verschillende regelingen per cao of bedrijfsonderdeel
- medewerkers die soms op meerdere locaties werken.
Logitime werkt voor organisaties van elke omvang. Of u één locatie heeft met een vaste bezetting, of twintig vestigingen met wisselende roosters en verschillende cao-regelingen, het platform past zich aan de situatie aan, niet andersom.
Voor organisaties met één locatie biedt dat direct voordeel: aanwezigheidsregistratie die automatisch berekent, correct categoriseert en direct aanlevert voor loonverwerking, zonder spreadsheets of handmatige correcties.
Groeit de organisatie, of is de situatie al complex? Het platform schaalt mee:
- Medewerkers kunnen op meerdere locaties registreren zonder handmatige koppeling
- Roosters, cao-regelingen en afwijkingen worden per locatie of afdeling geconfigureerd
- Management-rapportages zijn beschikbaar per locatie én in totaal
- Complexe processen zoals ploegendiensten, gedeelde medewerkers of inleen-personeel worden ondersteund
Voor HR-teams, operations managers en facilitair managers is dat het verschil tussen een systeem dat meegroeit met de organisatie en een systeem dat op een gegeven moment vervangen moet worden.
Voordelen voor HR, leidinggevenden en medewerkers
Logitime ontzorgt bij complexe uitdagingen
Voor HR en personeelsadministratie
- Automatische berekeningen van vakantie, ziekte, overwerk en bijzonder verlof, geen handmatige optelling meer
- Directe koppeling met loonverwerking vermindert foutgevoeligheid en versnelt de salariscyclus
- Realtime aanwezigheidsstatus
Voor leidinggevenden en teammanagers
- Aanwezigheidsdashboard geeft direct inzicht in wie aanwezig is, wie ziek is en wie afwezig met reden
- Afwijkingen van het rooster zijn zichtbaar zonder dat er op rapporten gewacht hoeft te worden
- Correcties en goedkeuringen zijn in het systeem verwerkt, niet in losse e-mailketens
- Overwerkregistratie maakt planningsbeslissingen beter onderbouwd
Voor medewerkers
- Transparant inzicht in eigen urensaldo, vakantiedagen en gemaakte uren
- Minder discussie over wat er is geregistreerd, omdat registratie objectief en automatisch plaatsvindt
- Correctiemogelijkheden zijn gedocumenteerd en herleidbaar
Veel voorkomende problemen die Logitime oplost
Logitime ontzorgt bij complexe uitdagingen
Probleem: aanwezigheid wordt pas achteraf gereconstrueerd
- Zonder systeem baseren leidinggevenden of HR zich op wat medewerkers zelf doorgeven. Bij ziekte, discussie over overwerk of een audit zijn die gegevens niet betrouwbaar herleidbaar. Logitime registreert in real time via badge of webclock, zodat de data er altijd is, ook als iemand er later naar vraagt.
Probleem: onderscheid tussen categorieën klopt niet
- Veel organisaties registreren wel aanwezigheid, maar onderscheiden vakantie, ziekteverlof, geoorloofd afwezig en onbetaald verlof niet consistent. Dat geeft problemen bij loonberekeningen en cao-rapportages. Logitime maakt dit onderscheid expliciet en berekent automatisch op basis van de juiste categorie.
Probleem: meerdere locaties, meerdere spreadsheets
- Elke locatie houdt zijn eigen administratie bij, en aan het einde van de maand worden die handmatig samengevoegd. Fouten, tijdverlies en inconsistente definities zijn het gevolg. Logitime centraliseert alle registratie in één platform, beschikbaar per locatie en in totaal.
Probleem: koppeling met salaris gaat via handmatige invoer
- Urenstaten worden geprint, gecontroleerd en handmatig ingevoerd in het loonsysteem, en onderweg gaan dingen mis. Logitime lost dat anders op: na controle en goedkeuring exporteert het systeem een kant-en-klaar bestand dat direct ingelezen kan worden door het loonsysteem. Geen handmatige invoer, geen eigen aanpassingen in het bestand, alleen nog goedkeuren en versturen.
Probleem: wie is er in het gebouw, en waar zijn ze geweest?
- Bij calamiteiten, brandoefeningen of beveiligingsvragen is er geen betrouwbaar overzicht van wie aanwezig is. De receptiefunctie van Logitime geeft real time aanwezigheidsstatus per medewerker, zonder dat iemand iets apart hoeft in te vullen.
Aanwezigheidsregistratie werkt het best als het systeem past bij de manier waarop uw organisatie werkt, niet andersom. In een gesprek bekijken we samen welke registratiemethoden, categorieën en koppelingen aansluiten op uw situatie, of u nu één locatie heeft of twintig.
Vraag een demo aan
Plan een demonstratie en zie hoe Logitime aanwezigheidsregistratie oplost voor uw organisatie.
Wat is het verschil tussen tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie?
Tijdregistratie betekent binnen Logitime de bepaling van de looncomponenten. Aanwezigheidsregistratie legt vast wie, waar aanwezig is binnen het bedrijf of de productieomgeving. Logitime biedt beide als onderdeel van één geïntegreerd platform.
Kan Logitime aanwezigheid registreren op meerdere locaties tegelijk?
Ja. Het platform is ingericht voor organisaties met meerdere vestigingen of werkzones. Elke locatie kan eigen registratiepunten, roosters en regelingen hebben, terwijl de data centraal beschikbaar is voor HR en management.
Hoe verloopt de koppeling met ons loonsysteem?
Logitime heeft een aantal standaard koppelingen voor loonverwerking. Voor elk ander systeem is het mogelijk hiervoor een oplossing te maken, om zo geregistreerde uren, overwerk, ziektedagen en vakantiedagen direct beschikbaar te maken voor de salarisadministratie. Correcties die zijn goedgekeurd worden meegenomen in de aanlevering. De exacte koppeling is afhankelijk van het gebruikte loonsysteem; dit wordt besproken tijdens een implementatiegesprek.
Wat is het verschil tussen aanwezigheid in het bedrijf en aanwezigheid in de productieomgeving?
Logitime onderscheidt drie niveaus van aanwezigheid: aanwezig op het terrein of in het gebouw, aanwezig als werkende medewerker (eerste inklokmelding op een tijdregistratieklok), en aanwezig op de productiepost. Die drie momenten vallen zelden precies samen, en juist dat verschil is voor veel organisaties waardevolle informatie.
Is aanwezigheidsregistratie via badge verplicht, of zijn er andere opties?
Nee, badge-registratie is niet de enige methode. Logitime ondersteunt ook webclock-registratie via browser en handmatige invoer. Welke methode het meest geschikt is, hangt af van de werksituatie: badgeregistratie werkt goed in productie- en toegangscontrole-omgevingen, webclock sluit beter aan bij thuiswerken of hybride werknemers.