Logitime voor de zorg: personeelsplanning, toegang en tijdverantwoording
Een ziekmelding vlak voor de ochtenddienst heeft gevolgen voor de bezetting. Een medewerker die langer blijft voor de overdracht, moet die tijd kunnen verantwoorden. En wie tijdelijk op een andere locatie werkt, heeft toegang nodig tot de juiste ruimtes.
In een zorgorganisatie hangen personeelsplanning, tijdregistratie en toegangsbeheer dagelijks met elkaar samen. Logitime ondersteunt deze processen binnen één omgeving. Planners vergelijken de benodigde bezetting met de beschikbare medewerkers, leidinggevenden controleren uren en bevoegde medewerkers krijgen toegang tot de ruimtes die zij nodig hebben.
Benodigde bezetting en beschikbare medewerkers bij elkaar brengen
Een rooster met namen laat nog niet zien of de benodigde bezetting is ingevuld. Daarvoor moet duidelijk zijn hoeveel medewerkers per dienst of taak nodig zijn en wie daadwerkelijk beschikbaar is.
De zorg heeft al jaren te maken met personeelstekorten en een toenemende vraag naar voldoende opgeleid personeel. Dat maakt inzicht in de beschikbare inzet belangrijk voor de dagelijkse planning. CBS
Met Logitime Capaciteitsplanning legt u de benodigde capaciteit vast in een terugkerende cyclus of voor specifieke datums. U kunt plannen op aantallen medewerkers per dienst of op benodigde mensuren per dag.
Het systeem vergelijkt die behoefte met de beschikbare capaciteit. Gepland verlof en roostervrije dagen worden daarin meegenomen. Zo ziet de planner waar een tekort of overschot ontstaat en kan deze de inzet aanpassen.
Voor een zorgorganisatie kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen centraal staan:
- Is de benodigde bezetting voor de ochtend-, avond- en nachtdienst ingevuld?
- Welke medewerkers zijn beschikbaar naast het geplande verlof?
- Waar ontstaat een tekort na een ziekmelding?
- Welke taken vragen om specifieke kwalificaties?
- Wat betekent een wijziging voor de werk- en rusttijden van een medewerker?
De benodigde bezetting wordt vooraf door uw organisatie vastgesteld en in Logitime ingericht. Daarmee vormt uw personeelsbehoefte het uitgangspunt voor de vergelijking.
Wat verandert er als een medewerker uitvalt?
Een planning moet ook tijdens de dag bruikbaar blijven. Wanneer een medewerker ziek wordt gemeld, wil de planner kunnen zien wat dit betekent voor de bezetting.
Logitime Capaciteitsplanning gebruikt actuele informatie uit de aan- en afwezigheidsregistratie. Een geregistreerde ziekmelding kan daardoor direct een mogelijk capaciteitstekort zichtbaar maken. Ook reeds geplande afwezigheid wordt in de vergelijking betrokken.
De planner kan vervolgens beoordelen of medewerkers anders moeten worden ingezet. Daarbij blijven de vereiste kwalificaties en de ingestelde controles op werktijden relevant. Een beschikbare medewerker is immers niet vanzelfsprekend inzetbaar voor iedere taak of extra dienst.
Na het toewijzen van diensten kunnen medewerkers per e-mail worden geïnformeerd over hun geplande dienst, werkplek en taak. Zo wordt een wijziging ook doorgegeven aan degenen die ermee moeten werken.
Medewerkers inzetten op taken waarvoor zij gekwalificeerd zijn
Bij het invullen van een dienst telt meer dan het aantal aanwezige personen. Voor bepaalde werkzaamheden zijn specifieke kwalificaties of bevoegdheden nodig.
In Logitime kunt u vastleggen welke certificaten of kwalificaties voor een taak of activiteit vereist zijn. De capaciteitsplanning kan de toewijzing beperken tot medewerkers en externe krachten met de daarvoor vastgelegde, geldige certificaten.
Dat biedt een aanvullende controle wanneer een planner medewerkers aan werkzaamheden toewijst. Ook bij vervanging kan zo rekening worden gehouden met de eisen die aan de taak zijn gekoppeld.
Tijdens de inrichting wordt bepaald welke kwalificaties worden geregistreerd, voor welke activiteiten deze gelden en wie de gegevens bijhoudt. De controle werkt op basis van de informatie die in Logitime is vastgelegd.
Wisselende diensten plannen met aandacht voor rust
In zorgorganisaties met avond-, nacht- en weekenddiensten moet de planning rekening houden met wisselende werktijden. Een extra dienst kan de bezetting aanvullen, maar heeft ook gevolgen voor de rust van de betreffende medewerker.
Logitime ondersteunt vaste en variabele dagschema’s, weekroosters en datumroosters. Ook diensten die over middernacht lopen, kunnen worden ingericht. Daarmee kan de roosterstructuur aansluiten op de verschillende diensten binnen uw organisatie.
Met de aanvullende optie Work Time Directive zijn configureerbare controles beschikbaar voor onder meer:
- De dagelijkse arbeidstijd
- De dagelijkse rusttijd
- De wekelijkse rusttijd
- De wekelijkse arbeidstijd en gemiddelden over meerdere weken
In combinatie met de capaciteitsplanning kan Logitime vooruitkijken naar mogelijke overschrijdingen op basis van de geplande inzet. De planner krijgt daarmee signalen om een voorgenomen wijziging te beoordelen.
Welke controles actief zijn en welke grenzen worden toegepast, wordt tijdens de inrichting afgestemd op de geldende regels en afspraken. De signalering ondersteunt de beoordeling van het rooster; de juiste instellingen blijven daarbij bepalend.
Van gewerkte dienst naar gecontroleerde tijdverantwoording
De geplande dienst en de gewerkte tijd komen niet altijd overeen. Een medewerker begint eerder, blijft langer voor een overdracht of wordt voor een extra dienst ingezet. Die verschillen moeten zichtbaar worden voordat de uren verder worden verwerkt.
Logitime registreert aan- en afwezigheid en berekent resultaten op basis van de ingestelde rekenregels. Daarmee kunnen onder meer gewerkte uren, overwerk, toeslagen, afwezigheid en verlofrechten worden verwerkt.
Voor de zorg worden de benodigde berekeningen afgestemd op de toepasselijke arbeidsvoorwaarden. Daarbij wordt vastgelegd welke tijdvakken, voorwaarden en uitzonderingen voor de verschillende medewerkersgroepen gelden. Zo kan de berekening van onregelmatige uren worden ingericht volgens de afspraken die uw organisatie toepast.
Leidinggevenden kunnen vervolgens een vaste controleprocedure volgen:
- Signaleringen en ontbrekende registraties beoordelen
- Onjuiste of ontbrekende boekingen corrigeren
- Overwerk en andere ingestelde gebeurtenissen goed- of afkeuren
- De gecontroleerde resultaten beschikbaar stellen voor verdere verwerking
De goedkeuringsfunctie wordt klantspecifiek ingericht. U bepaalt welke keuzes een leidinggevende krijgt, bijvoorbeeld of goedgekeurd overwerk wordt uitbetaald of als tijdsaldo wordt verwerkt. Na het opslaan berekent Logitime de resultaten opnieuw.
Medewerkers inzicht geven in hun eigen uren en planning
Vragen over verlofsaldi, registraties en geplande diensten komen vaak bij de leidinggevende of personeelsadministratie terecht. Met WebClock kunnen medewerkers zelf informatie inzien en handelingen uitvoeren binnen de beschikbare modules en rechten.
Afhankelijk van de gekozen inrichting kunnen zij onder meer:
- Aan- en afwezigheid registreren
- Eerdere registraties corrigeren
- Eigen urenoverzichten en saldi bekijken
- De eigen planning raadplegen
- Wijzigingen in de planning aanvragen
Aanvragen kunnen ter beoordeling bij een leidinggevende terechtkomen. Na goedkeuring wordt de wijziging in de planning verwerkt.
Zo kunnen medewerkers hun eigen gegevens controleren, terwijl de organisatie bepaalt welke wijzigingen rechtstreeks mogelijk zijn en waarvoor goedkeuring nodig is.
Tijd op taken en projecten verantwoorden
Naast het totaal aan gewerkte uren kan een zorgorganisatie inzicht nodig hebben in de tijd die aan bepaalde werkzaamheden wordt besteed. Denk aan een intern verbeterproject, facilitaire werkzaamheden of een organisatiebreed implementatietraject.
Met job- en activiteitenregistratie kan Logitime tijd aan werkzaamheden koppelen. In combinatie met de capaciteitsplanning kunnen toegewezen taken als uitgangspunt voor de tijdverantwoording dienen. Werkelijke registraties en correcties maken zichtbaar waar de bestede tijd afwijkt van de planning.
Met SFDC Advanced en de bijbehorende WebClock-optie kunnen medewerkers ook projecturen verantwoorden. Voor langdurige projecten biedt de uitbreiding Budget Management mogelijkheden om budgetten per jaar en per project of deelproject vast te leggen en te vergelijken met de werkelijke situatie.
De gewenste detaillering wordt vooraf bepaald. Niet iedere medewerker of activiteit vraagt om dezelfde registratie; het doel van de verantwoording bepaalt welke gegevens nodig zijn.
Publieke ruimtes toegankelijk houden en personeelsruimtes afschermen
Een zorglocatie ontvangt patiënten, cliënten, bezoekers, medewerkers en externe partijen. Niet iedereen heeft toegang nodig tot dezelfde ruimtes. Een openbare ontvangsthal vraagt om een andere inrichting dan een personeelsruimte, technische ruimte of serverruimte.
Met Logitime legt u per toegangsprofiel vast waar en wanneer iemand toegang krijgt. Meerdere profielen kunnen aan één pas worden gekoppeld. Ook kan de geldigheid van een pas worden begrensd, bijvoorbeeld voor tijdelijke inzet op een locatie.
In combinatie met Logitime Tijdregistratie kan toegang aansluiten op het dagschema van een medewerker. Daarbij wordt vooraf bepaald welke toegang nodig is tijdens diensten en welke uitzonderingen buiten die tijden gelden.
Voor locaties met hogere beveiligingseisen en eigen beveiligingspersoneel biedt High Security aanvullende mogelijkheden. Zo kan toegang tot een zone afhankelijk worden gemaakt van vastgelegde, geldige kwalificaties. Ook kunnen de bevoegdheden voor het wijzigen en toekennen van toegangsrechten verder worden begrensd.
Aanwezigheid en toegang bij meerdere zorglocaties
Een medewerker kan bij de ene vestiging horen en op een andere locatie werken. Voor receptie en beveiliging is dan de geregistreerde fysieke aanwezigheid van belang.
Het receptiescherm van Logitime ondersteunt meerdere vestigingen. Bevoegde gebruikers kunnen tussen locaties schakelen en zien wanneer een medewerker zich op een andere vestiging bevindt.
Voor calamiteiten houdt de toegangscontrolemodule aanwezigheidslijsten bij op basis van de daarvoor ingestelde online lezers. De lijsten kunnen onder meer per zone of afdeling worden ingedeeld. Met Security Management kan de lijst vanuit het beveiligingsoverzicht worden afgedrukt en kunnen aangesloten deuren worden bediend.
Welke informatie beschikbaar is, hangt af van de registratiepunten en de groepen personen die worden geregistreerd. De aanwezigheidsregistratie wordt daarom afgestemd op de informatie die receptie, beveiliging en BHV nodig hebben.
Uren doorgeven aan salarisadministratie en HR
Na controle moeten de uren en berekende componenten bruikbaar zijn voor de verdere verwerking. Logitime biedt import- en exportmogelijkheden en interfaces met verschillende HR-, payroll- en ERP-applicaties.
Per koppeling wordt afgesproken welke gegevens nodig zijn, welke referenties worden gebruikt en op welk moment de aanlevering plaatsvindt. Dat geldt ook voor uren van uitzendkrachten en andere flexibele medewerkers.
Door de berekening, controle en uitvoer op elkaar af te stemmen, ontstaat een vaste route van registratie naar aanlevering. De precieze koppeling is afhankelijk van uw bestaande systemen en kan een standaardinterface of een specifieke uitwerking vereisen.
Een inrichting die past bij uw zorgorganisatie
Een ziekenhuis, woonzorglocatie en ondersteunende zorgdienst hebben verschillende werkzaamheden en registratiebehoeften. Logitime brengt daarom eerst samen met u de personeelsinzet, toegangsafspraken en gewenste tijdverantwoording in kaart.
We bespreken de benodigde bezetting, diensten en kwalificaties, maar ook de afhandeling van ziekmeldingen, roosterwijzigingen en urencontroles. Vervolgens bepalen we welke modules, rekenregels, autorisaties en koppelingen daarbij passen.
Het uitgangspunt is een samenhangende werkwijze: de planner ziet waar inzet nodig is, medewerkers kunnen hun gegevens raadplegen en leidinggevenden controleren de resultaten binnen hun eigen verantwoordelijkheid.
Bespreek met Logitime de mogelijkheden voor personeelsplanning, toegang en tijdverantwoording binnen uw zorgorganisatie.