Capaciteitsplanning in Logitime brengt de benodigde en beschikbare personeelscapaciteit per job en dienst bij elkaar. Het systeem laat zien of de bezetting voldoende is en signaleert tekorten en overschotten. Een planner kan vervolgens gekwalificeerde medewerkers, uitzendkrachten of andere tijdelijke krachten inzetten en de planning aanpassen.
De functie is onder meer toepasbaar in productie, logistiek, voedingsmiddelenbedrijven en de zorg. Een job kan daarbij bijvoorbeeld een productielijn, opdracht of order zijn. De werkzaamheden binnen een job worden vastgelegd als activiteiten.
Benodigde en beschikbare capaciteit vergelijken
De capaciteitsbehoefte vormt het uitgangspunt voor de planning. Per job kan een standaardbehoefte voor de week worden ingesteld, uitgesplitst per dag. Voor een specifieke datum kan hiervan worden afgeweken. De benodigde capaciteit kan ook vanuit een ERP-systeem worden geïmporteerd.
Logitime vergelijkt deze behoefte met de beschikbare capaciteit. Daarbij houdt het systeem rekening met de ingeplande medewerkers en geplande afwezigheid, zoals vakantie en vrije dagen. Het resultaat toont per job en dienst of er:
- voldoende bezetting is
- een tekort aan medewerkers bestaat
- een overschot aan medewerkers bestaat
De capaciteit wordt gecontroleerd wanneer een job wordt geladen. De planner kan de controle daarna opnieuw uitvoeren. Deze hercontrole geldt voor de geselecteerde job.
Plannen per project, job of afdeling
De capaciteitsplanning kan worden geladen op project, job of afdeling en voor een geselecteerde datum. De datum van vandaag wordt standaard ingevuld.
Bij een selectie op project of job toont Logitime welke medewerkers zijn ingepland en wie nog beschikbaar is. Het systeem analyseert dan ook de gevraagde en beschikbare capaciteit. Bij een selectie op afdeling is zichtbaar hoe de afdeling is ingeroosterd, maar wordt de capaciteit niet geanalyseerd.
Per medewerker kan de planner onder meer de volgende gegevens bekijken:
- job en activiteit
- dienst en dagschema
- werktijden
- beschikbaarheidsstatus
- geplande inzet
- relevante kwalificaties
- medewerkerscategorie
Tekorten oplossen
Bij een capaciteitstekort kan de planner per activiteit een lijst met geschikte medewerkers openen. Logitime toont eerst de gekwalificeerde medewerkers die nog niet elders zijn ingepland. Daarna volgen medewerkers die al op een andere job staan.
Een geselecteerde medewerker wordt ingepland op de betreffende job en activiteit. Het standaarddagschema van de dienst wordt daarbij ingevuld. Staat de medewerker al op een andere job, dan wordt die inzet verplaatst. Hierdoor kan op de oorspronkelijke job een nieuw capaciteitstekort ontstaan.
Na een wijziging controleert de planner de capaciteit opnieuw. Aanpassingen worden niet automatisch opgeslagen en moeten eerst worden bevestigd. De getoonde tekorten kunnen naar Excel worden geëxporteerd. Het bestand bevat de datum, job, activiteit, dienst, benodigde bezetting en tijden van de standaarddienst.
Kwalificaties en autorisaties meenemen
Voor jobs en activiteiten kunnen eisen worden vastgelegd. Een job kan alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die voor de bijbehorende categorie zijn geautoriseerd. Voor activiteiten kunnen benodigde kwalificaties worden ingesteld.
Logitime kan hierdoor bij de planning rekening houden met de vraag of een medewerker:
- voor de jobcategorie is geautoriseerd
- over de vereiste kwalificaties beschikt
- een geldig certificaat heeft
- op het geplande moment beschikbaar is
Deze controles kunnen gelden voor vaste medewerkers, uitzendkrachten en andere tijdelijke krachten. Als voor een job geen categorie is ingevuld, mag iedereen de job uitvoeren. Een medewerker kan voor maximaal vier jobcategorieën worden geautoriseerd en een job kan bij maximaal acht categorieën horen.
Bij kwalificaties van medewerkers kan een begin- en einddatum worden vastgelegd. Zo kan de geldigheid van een kwalificatie onderdeel zijn van de inzetbeslissing.
Actuele status vanuit tijdregistratie
Capaciteitsplanning gebruikt actuele gegevens uit Time and Attendance. Wanneer een medewerker zich bijvoorbeeld ziek meldt, kan Logitime direct een mogelijk tekort tonen. Ook geplande afwezigheid wordt meegenomen.
Voor de huidige dag kan de planner de actuele status bekijken en ingrijpen wanneer de werkelijke bezetting afwijkt van de planning. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld naar een andere job of activiteit worden verplaatst.
Het Attendance Board kan op een groot scherm tonen wie aanwezig is en aan welke taak iemand werkt. Wanneer medewerkers op een andere taak boeken, wordt het overzicht direct bijgewerkt. Beschikbare weergaven zijn onder meer medewerkers per productielijn en dienst, beschikbaar medisch personeel binnen de huidige dienst en alle aanwezige medewerkers.
Samenwerking met jobregistratie
Capaciteitsplanning kan worden gebruikt als uitgangspunt voor Shop Floor Data Collection (SFDC). De geplande jobs en activiteiten worden dan als standaardwaarden toegepast bij werkende medewerkers.
Boekt een medewerker via een badgelezer op een andere job of activiteit, dan heeft de werkelijke boeking voorrang op de planning. Afwijkingen kunnen via de correctiefuncties van Logitime worden aangepast. Zo ontstaat inzicht in de werkelijk bestede uren per job en activiteit. Hiervoor zijn rapportages en exports naar ERP beschikbaar.
Controle op arbeidstijden
Wanneer de module Arbeidstijdenwet beschikbaar is, kan Logitime de geplande inzet controleren op ingestelde arbeidsregels. Deze regels worden klantspecifiek geconfigureerd.
De controle kan onder meer problemen signaleren met:
- maximale arbeidstijd
- minimale rusttijd
- het maximale aantal diensten
- andere geconfigureerde arbeidsregels
Binnen de capaciteitsplanning kan deze analyse maximaal twee weken vooruit worden uitgevoerd. De ingestelde periode loopt tot het einde van de huidige week, de volgende week of twee weken vooruit. Een langere analyse duurt meer tijd. Voor controles over een langere periode is een afzonderlijke ATW-weergave beschikbaar.
Inrichting van capaciteitsplanning
De gedocumenteerde inrichting van capaciteitsplanning werkt met aantallen personen per dienst. Jobregistratie moet zijn ingesteld op registratie per job en activiteit. Voor jobs wordt autorisatie op categorie gebruikt en voor activiteiten autorisatie op kwalificatie.
Daarnaast worden onder meer de volgende onderdelen ingericht:
- de jobs waarop capaciteit wordt gepland
- de activiteiten die bij iedere job horen
- de wekelijkse capaciteitsbehoefte per dag
- afwijkende capaciteit voor specifieke datums
- de diensten en bijbehorende dagschema’s
- de standaarddienst die bij een inzet wordt ingepland
- de jobcategorieën en autorisaties
- de vereiste kwalificaties per activiteit
- de activiteiten die wel of niet meetellen in de capaciteitsberekening
Een activiteit die niet meetelt voor de capaciteit veroorzaakt geen melding wanneer er wel of geen medewerker op is ingepland. Voor jobs waarop geen capaciteitsplanning nodig is, kan de controle op niet van toepassing worden gezet.
De algemene instellingen en de controle op de Arbeidstijdenwet worden samen met een Logitime-consultant bepaald.
Voor wie is capaciteitsplanning relevant?
Capaciteitsplanning is bedoeld voor organisaties die vooraf moeten bepalen hoeveel en welke medewerkers nodig zijn voor jobs, activiteiten of diensten. De functie is vooral relevant voor planners, productieleiding en operationeel leidinggevenden die de personeelsbehoefte willen vergelijken met de beschikbare inzet.
De planning helpt hen om:
- benodigde bezetting vooraf vast te leggen
- gekwalificeerde en geautoriseerde medewerkers in te plannen
- geplande en actuele capaciteit te vergelijken
- tekorten en overschotten tijdig te herkennen
- medewerkers tussen jobs en activiteiten te verplaatsen
- de actuele inzet op de werkvloer te volgen
- geplande inzet te verbinden met tijd- en jobregistratie
Capaciteitsplanning ondersteunt daarmee zowel de voorbereiding van de personeelsinzet als de bijsturing op de dag zelf.