HR heeft meer nodig dan een overzicht van gewerkte uren. Registraties moeten worden gecontroleerd, afwijkingen moeten bij de juiste leidinggevende terechtkomen en looncomponenten moeten correct worden berekend. Daarna moeten de resultaten bruikbaar zijn voor de salarisadministratie en voor de controle van de inzet van uitzendkrachten.
Logitime ondersteunt dit proces met configureerbare rekenregels, autorisaties, overzichten en exports. Zo ontstaat een vaste werkwijze van tijdregistratie tot gecontroleerde aanlevering.
Een vaste procedure voor afdelingshoofden
De dagelijkse verwerking begint met de automatische berekening van de resultaten van de vorige dag. Afdelingshoofden kunnen daarna een vaste procedure volgen:
- Signaleringen in het foutverslag beoordelen
- Ontbrekende of onjuiste registraties corrigeren
- Overwerk, afwezigheid en andere gebeurtenissen goed- of afkeuren
- De planning waar nodig aanpassen
De functie voor goedkeuren en afkeuren wordt klantspecifiek geconfigureerd. Een leidinggevende kan daarmee bijvoorbeeld overwerk en afwezigheid per regel autoriseren. Na het opslaan legt Logitime de autorisatie vast en voert het systeem een herberekening uit.
Met gebruikersrechten bepaalt u welke functies iemand mag gebruiken. Afdelingsautorisaties begrenzen vervolgens de toegang tot een bedrijf, vestiging of afdeling. Zo kan een afdelingshoofd correcties uitvoeren voor de eigen afdeling, zonder toegang te krijgen tot gegevens van andere afdelingen.
Deze combinatie geeft HR een werkbare taakverdeling: leidinggevenden behandelen de dagelijkse uitzonderingen, terwijl HR de periodieke controles, berekeningen en exports uitvoert.
Looncomponenten berekenen volgens uw inrichting
Binnen Logitime vormen rekengegevens de basis voor de berekening. Aan een dagschema kan een rekenset of een combinatie van rekenregels worden gekoppeld. Een rekenset bepaalt welke regels voor dat dagschema gelden. De rekenregels bepalen vervolgens welke resultaten uit de geregistreerde aan- en afwezigheid worden berekend.
Daarmee kunnen onder meer de volgende resultaten worden vastgesteld:
- Gewerkte uren
- Overwerk
- Bonussen en toeslagen
- Afwezigheid
- Vakantierechten
- Flexuren
- Uren en tarieven van uitzendkrachten
De rekensets en rekenregels worden tijdens het configuratietraject ingericht. Er kunnen bijvoorbeeld verschillende rekensets worden gebruikt voor fulltime- en parttimedagschema’s. Ook kunnen roosters, cao-regelingen en afwijkingen per locatie of afdeling worden geconfigureerd.
Voor HR betekent dit dat de inrichting moet aansluiten op de afspraken die de organisatie toepast. Leg daarom vooraf vast welke looncomponenten nodig zijn, welke voorwaarden daarbij gelden en voor welke medewerkers, roosters of organisatieonderdelen een afwijkende berekening nodig is.
Van goedgekeurde uren naar de salarisadministratie
Na controle en goedkeuring kunnen de berekende resultaten worden aangeleverd voor de loonverwerking. Geregistreerde uren, overwerk, verzuim en vakantiedagen worden daarvoor klaargezet. Goedgekeurde correcties worden in de aanlevering meegenomen.
Logitime ondersteunt automatische exports naar payroll. Daarnaast zijn er uitgebreide import- en exportmogelijkheden en bestaan er interfaces met verschillende HR-, payroll- en ERP-applicaties. De precieze koppeling en het benodigde uitvoerformaat zijn afhankelijk van het gebruikte salarissysteem.
Een goede inrichting voorkomt extra bewerkingen tussen tijdregistratie en loonverwerking. Spreek daarom af:
- Welke looncomponenten worden geëxporteerd
- Welke medewerkers en afdelingen in de export horen
- Welke exportreferenties het salarissysteem verwacht
- Welke periode de export omvat
- Welke controle en goedkeuring vóór de export verplicht zijn
- Of de export handmatig of via de taakplanner wordt uitgevoerd
Overzichten kunnen onder meer als Excel-, PDF-, HTML- of tekstbestand worden uitgevoerd. Geautomatiseerde uitvoer en verzending per e-mail zijn eveneens mogelijk.
Uitzendkrachten meenemen in dezelfde verwerking
Logitime gebruikt het begrip medewerker ook voor uitzendkrachten, oproepkrachten en andere flexibele arbeidsrelaties. De looncomponenten van uitzendkrachten en flexmedewerkers kunnen automatisch worden berekend. Daarbij kunnen ook hun uren en tarieven worden verwerkt.
Met medewerkercategorieën maakt HR selecties over afdelingen heen. Een uitzendkracht kan bijvoorbeeld in de categorie ‘Uitzendkracht’ worden opgenomen. Een medewerker kan tot acht categorieën hebben, waardoor meerdere relevante doorsneden mogelijk zijn.
Voor de financiële berekening werkt Logitime met tariefgroepen, tellers en uurlonen:
- Op bedrijfsniveau worden tariefgroepen vastgelegd
- Per medewerker wordt een tariefgroep en eventueel een uurloon opgegeven
- Per teller wordt bepaald welk bedrag voor iedere tariefgroep geldt
Een teller kan bijvoorbeeld staan voor gewerkte uren, overwerk tegen 110% of overwerk tegen 120%. In een overzicht kan het berekende tellersaldo vervolgens met het bijbehorende tarief of uurloon worden vermenigvuldigd.
Verschillen tussen uitzendbureaus vragen om een duidelijke inrichting. Leg daarom per bureau vast welke medewerkers, categorieën, tarieven, rekenafspraken, rapportages en uitvoerformaten van toepassing moeten zijn.
Overzichten voor uren, looncomponenten en bedragen
HR bepaalt per overzicht welke informatie zichtbaar moet zijn. Het printsjabloon bevat de gewenste tellers en kolommen. Het filter bepaalt over welke medewerkers, afdelingen en periode het overzicht wordt gemaakt.
De detaillering kan worden afgestemd op het doel van het rapport:
- Dagresultaten per medewerker
- Periodetotalen per medewerker
- Periodetotalen per afdeling
- Totalen per medewerkercategorie
- Een totaal over de volledige selectie
Een rapportageperiode kan met vaste begin- en einddatums worden opgegeven. Ook zijn relatieve periodes mogelijk, zoals de vorige week, de huidige maand of een zelf gedefinieerde salarisperiode. Dat is bruikbaar voor rapporten die iedere loonperiode opnieuw moeten worden uitgevoerd.
Voor uitzendkrachten kan een overzicht bijvoorbeeld de relevante urentellers, tarieven en berekende bedragen tonen. Door een periode, medewerkercategorie en detaillering te kiezen, krijgt HR een controleoverzicht dat aansluit op de gewenste selectie.
Facturen van uitzendbureaus controleren
De tariefberekeningen en periodetotalen vormen een praktische basis voor de controle van uitzendfacturen. HR kan de geregistreerde en berekende gegevens vergelijken met de uren en bedragen op de factuur.
Een bruikbaar controleoverzicht bevat bijvoorbeeld:
- De uitzendkrachten binnen de gekozen selectie
- De relevante periode
- Gewerkte uren en overwerk per teller
- Het toegepaste tarief of uurloon
- Het berekende bedrag per medewerker
- Totalen per categorie of afdeling
- Een totaal over alle geselecteerde medewerkers
Hiermee ziet u waar een verschil vandaan komt. Een afwijking kan bijvoorbeeld samenhangen met het aantal uren, het gebruikte tarief, een overwerkcomponent of de toegepaste periode.
Dit is een inhoudelijke controle op geregistreerde uren en berekende bedragen. Het is geen automatische vergelijking met de factuuradministratie. De gegevens geven HR wel een onderbouwde referentie voor de beoordeling van ontvangen facturen.
Financieel inzicht vanuit tijdregistratie
De financiële informatie in Logitime is gebaseerd op de combinatie van tijdresultaten, tariefgroepen, uurlonen en tellers. Het systeem kan bedragen per medewerker berekenen en deze binnen een rapport optellen tot periodetotalen per medewerker, afdeling, categorie of volledige selectie.
Daarmee krijgt HR inzicht in de financiële waarde van geregistreerde uren. Denk aan reguliere gewerkte tijd, overwerk en andere afzonderlijk ingerichte tellers.
Een overzicht van berekende uren en bedragen is iets anders dan een overzicht van openstaande crediteurenposten. Als HR ook de status van ontvangen, goedgekeurde of nog openstaande facturen moet zien, moet die behoefte afzonderlijk worden afgebakend. Leg daarbij vast welke financiële gegevens nodig zijn en uit welk systeem deze afkomstig zijn.
Leg de gewenste HR-werkwijze vooraf vast
De kwaliteit van de uitkomst begint bij een duidelijke inrichting. Breng daarom vóór de implementatie de volledige HR-procedure in kaart:
- Welke controles voeren afdelingshoofden dagelijks uit?
- Welke gebeurtenissen moeten zij goed- of afkeuren?
- Tot welke afdelingen en medewerkers krijgen zij toegang?
- Welke looncomponenten moet Logitime berekenen?
- Welke cao-, rooster- en bedrijfsafspraken gelden per groep?
- Hoe worden werknemers, flexmedewerkers en uitzendkrachten ingedeeld?
- Welke tarieven gelden per tariefgroep en teller?
- Welke totalen heeft HR per loon- of factuurperiode nodig?
- Welke gegevens moeten naar payroll, HR of ERP?
- Welke informatie is nodig voor de controle van uitzendfacturen?
Met deze uitgangspunten kan Logitime worden ingericht rond de procedures van uw organisatie. Afdelingshoofden krijgen een afgebakende dagelijkse taak, HR houdt controle over de berekeningen en de goedgekeurde resultaten kunnen gericht worden gerapporteerd of geëxporteerd.
Bespreek uw HR-proces
Wilt u de procedures, looncomponenten, uitzendtarieven en exports laten aansluiten op uw organisatie? Plan een gesprek over de gewenste inrichting van tijdregistratie voor HR.