Aandachtspunten van tijdregistratie en toegangscontrole

Doelstellingen

Een veel gehoorde doelstelling is; verhoging van de efficiency. Deze ruime omschrijving vraagt om subdoelstellingen maar is als leidraad van begin tot eind prima te handhaven. Uiteindelijk gaat om, het nut, wat levert het de organisatie als geheel op. Een voorbeeld van doelstellingen waarbij Logitime een heldere oplossing biedt:

• vergroting van inzicht in kosten
• beter inzicht in gewerkte uren
• tijdbesparing
• meer controle op overwerk,
• individueel, groepsgewijs geautomatiseerd kunnen toepassen van toeslagen
• correcte rapportages,
• decentralisatie van gegevensverwerking
• conform voorwaarden, automatisch berekenen van alle loon componenten
• automatiseren van gegevensoverdracht tussen verschillende systemen
• geautomatiseerd gecontroleerde toegang verlenen aan medewerkers
• geautomatiseerd gecontroleerde toegang verlenen aan contractors
• geautomatiseerde bezoekersregistratie
• verhoging veiligheidsniveau
• ondersteuning BHV
• veiligheid (calamiteiten lijst)

Automatiseren

Automatiseren is geen doel op zich. Hanteer de 95% regel. Dat wil zeggen dat alle zaken die vaak onder normale omstandigheden voorkomen geautomatiseerd kunnen worden. De resterende 5% zijn veelal incidentele uitzonderingen die onevenredig veel tijd vergen, hoge kosten met zich meebrengen, en veelal geen te rechtvaardigen investering vraagt.

Niets is minder waar dan “systemen die alles kunnen bestaan niet”. Veel automatiseringsprojecten eindigen in een teleurstelling als in het voortraject door leveranciers wordt toegezegd dat iedere wens kan worden ingevuld.

Een goede analyse vooraf, door u en uw organisatie, is een must evenals de betrokkenheid en inzet van de consultant van het bedrijf waar u mee in zee wenst te gaan. Pas dan kunt u uw wensen en eisen op een juiste wijze formuleren en realistische doelen stellen.

Schaalbaar naar toekomstige behoeften

Organisaties zijn aan vele veranderingen onderhevig niet alleen vanuit de marktwerking maar ook veranderingen binnen de CAO, wettelijke normeringen (arbeidstijden, verlofregelingen), van vaste naar schuivende en flexibele werktijden. Als organisatie moet u daarop inspelen. Dit geldt uiteraard ook voor alle hulpmiddelen welke u ter beschikking staan. Deze moeten flexibel zijn  en u in staat stellen om te anticiperen op de veranderingen binnen uw organisatie. Ook uw systeem voor toegangscontrole en of tijdregistratie moet hierin mee.

• is het systeem modulair?
• wordt het systeem doorontwikkeld?
• wordt het systeem aangekocht of ontwikkelt door de leverancier?
• wat zijn er update  en SLA mogelijkheden?
• wat zijn de latere mogelijke uitbreidingen van het systeem?

Controle vooraf & demo

Weten waar je aan toe bent, daar maakt Logitime zich hard voor.

Als u een auto koopt maakt u ook eerst een testrit. Kan de software daadwerkelijk wat u wilt? Veel verkopers zeggen standaard “ja, natuurlijk”, terwijl achteraf blijkt dat dit toch net even anders zit. De interpretatie is niet altijd gelijk. Als u denkt aan een rode auto is de kans groot dat de kleur rood in de gedachte van uw buurman geheel anders is. Zeker als dit uw eerste tijdregistratie systeem is valt het soms niet mee hier doorheen te prikken. Het vragen van een demo is een goede optie, echter om de gehele bedrijfssituatie als demo te krijgen is weer niet reëel.

Geef praktijk voorbeelden aan van uw belangrijkste speerpunten en vraag hoe de implementatie ervan in het pakket zou werken en laat u hierover tijdens de demo goed in- en voorlichten. Het is van belang in uw vraagstelling ook eventueel toekomstige wensen mee te nemen.

Maar wees alert met uitspraken die tijdens een demo worden gemaakt. Bijvoorbeeld de term ‘klaar voor verloning’ wil nogal eens voor verwarring zorgen. Is klaar voor verloning een aangeleverd overzicht waar u nog zelf allerlei correcties op los moet laten, om deze vervolgens zelf handmatig in te moeten voeren? Of gebeurt dit, zoals gebruikelijk in Logitime, door middel van een geautomatiseerde export rechtstreeks in uw salaris pakket? Vraag dit goed na tijdens een demo, juist dan heeft u de specialist voorhanden.

Ook een antwoord op uw vragen zoals “dat heeft u in het begin niet nodig” wordt vaak toegepast om gebrek aan functionaliteiten te verbergen. Het achteraf alsnog verkrijgen van deze functionaliteiten leidt bij partijen tot frustratie, ergernis, kostbaar tijdverlies en vraagt om maatwerk. Voor zover dit laatste al mogelijk is.

Tijdens een demo kunt u aan de lijve ondervinden of het systeem voldoende gebruiksvriendelijk is, de logica van opbouw klopt en eventuele uitbreidbaarheid voor gebruikers en functionaliteiten soepel en eenvoudig verloopt. Voor multinationals kunnen zaken als beschikbaarheid van meerdere talen en multi site gebruik van wezenlijk belang zijn.

Onderhoud en SLA

Veel leveranciers van hard en/of software bieden de mogelijkheid tot het afsluiten van een SLA (Service Level Agreement). Binnen deze SLA wordt duidelijk vastgelegd op welke wijze, onder welke voorwaarden en tegen welke vergoeding u service verleend zal worden. Binnen uw organisatie zal vooraf duidelijk gesteld moeten worden; wie, waarvoor en wanneer verantwoordelijk is. Anders vergaat het uw systeem net als met huurauto’s. Iedereen gebruikt ze maar niemand zorgt ervoor. En als het te laat is dan is de ellende vaak niet te overzien.

Offerte aanvraag

Vraag meerdere offertes aan, en zorg dat deze inhoudelijk vergelijkbaar zijn. Appels en peren vallen beide in de categorie fruit maar hebben zeer uiteenlopende kenmerken en dito prijsstelling. Specificaties kunnen helderheid verschaffen.

Leverancier

Kies voor een leverancier die aantoonbaar meerdere jaren actief is en vraag referenties die u kunt benaderen. Alle goede leveranciers kunnen u referenties bieden in algemeen bekende Nederlandse bedrijven.