Logitime voor maritiem en scheepvaart: IMO-rapportage, shiftplanning en toegangscontrole
Aan boord moeten personeelsplanning, werk- en rusttijden en toegangsrechten op elkaar aansluiten. Een gewijzigde dienst moet worden verwerkt in de urenregistratie. De verantwoordelijke officier moet rapportages voor de bemanning kunnen opvragen. En bemanningsleden, gasten en externe onderhoudspartijen hebben ieder andere toegang nodig.
Logitime brengt deze processen samen in een maritieme oplossing voor onder meer cruiseschepen, superjachten, tankers en vrachtschepen. Bemanningsleden registreren hun diensten, het systeem berekent werk- en rusttijden en genereert de IMO-rapportage. Shiftplanning en aanwezigheidsschermen maken daarnaast zichtbaar wie is ingedeeld, wie dienst heeft en wie de volgende dienst overneemt.
Werk- en rusttijden vastleggen vanuit de dagelijkse registratie
Een rooster laat zien wanneer iemand moet werken. Voor de verantwoording is ook nodig wanneer de dienst daadwerkelijk begint en eindigt. Een overdracht, aanvullende taak of uitlopende werkzaamheid kan immers tot andere werktijden leiden dan vooraf gepland.
Bemanningsleden registreren het begin en einde van hun dienst met een badgelezer. Logitime gebruikt deze registraties voor de berekening van:
- Gewerkte uren
- Overwerk
- Rusttijd over de afgelopen 24 uur
- Rusttijd over de afgelopen 7 dagen
Zo vormen de dagelijkse registraties de basis voor de urenverantwoording en de maritieme rapportage.
Het onderscheid tussen werk en rust is in de scheepvaart ook een veiligheidsvraagstuk. De IMO verbindt rustperioden en de inrichting van wachten nadrukkelijk aan het voorkomen van vermoeidheid bij wachtlopend personeel en medewerkers met bepaalde veiligheidsfuncties. IMO
IMO-rapportage zonder afzonderlijke urenadministratie
Het verzamelen en overnemen van werktijden kost tijd wanneer registraties en rapportage naast elkaar worden bijgehouden. Bovendien moeten gewijzigde uren dan ook in de rapportage worden verwerkt.
Logitime genereert het IMO-rapport vanuit de gegevens in de module Tijdregistratie. De geregistreerde boekingen worden dagelijks verwerkt tot gewerkte uren en overwerk. Deze gegevens worden samen met de rusttijden in het rapport opgenomen.
De rapportage bevat onder meer:
- De geregistreerde werktijden en de duur daarvan
- Gewerkte uren en overwerk
- Rusttijden
- De functie van het bemanningslid
- De roepnaam van het schip
U kunt voor iedere gewenste maand een rapport opvragen voor een afzonderlijk bemanningslid. Ook kan het maandrapport voor de volledige bemanning in één keer worden gegenereerd.
Rapporten kunnen worden afgedrukt of als PDF worden opgeslagen. Daardoor zijn dezelfde geregistreerde gegevens beschikbaar voor de dagelijkse verwerking en voor het opvragen en bewaren van de maandelijkse rapportage.
Registratie en controle horen bij elkaar
Een automatisch gegenereerd rapport blijft afhankelijk van de ingevoerde gegevens. Een vergeten boeking of gewijzigde dienst moet daarom worden beoordeeld voordat de rapportage wordt gebruikt.
Logitime biedt correctiefuncties voor ontbrekende en onjuiste registraties. De verantwoordelijke gebruiker kan de boekingen controleren en aanpassen binnen de toegekende bevoegdheden.
Voor de werkwijze aan boord worden afspraken gemaakt over:
- Het registreren van begin en einde van diensten
- Het verwerken van wijzigingen in de werkelijke inzet
- Het controleren en corrigeren van boekingen
- Het genereren en bewaren van de rapportages
Zo sluit de maandelijkse uitvoer aan op de dagelijkse registratie.
Shiftplanning voor een bemanning met verschillende taken
De bezetting aan boord bestaat uit verschillende functies en werkpatronen. Brugpersoneel, technische dienst en keuken hebben ieder hun eigen taken en diensten. De planning moet duidelijk maken wie wanneer wordt ingezet en waar aanvullende inzet nodig is.
Logitime ondersteunt bemanningsplanning, shiftrotaties en diensten die over middernacht lopen. Met dagschema’s, weekroosters en datumroosters kan de roosterstructuur worden afgestemd op de werkzaamheden.
Met Capaciteitsplanning legt u daarnaast vast hoeveel inzet per dienst of taak nodig is. Het systeem vergelijkt de benodigde capaciteit met de beschikbare medewerkers. Gepland verlof en roostervrije dagen worden daarin meegenomen.
Wanneer de beschikbaarheid verandert, kan de planner de gevolgen voor de bezetting beoordelen. Een geregistreerde ziekmelding kan bijvoorbeeld een mogelijk tekort zichtbaar maken. Na het toewijzen van diensten kunnen medewerkers per e-mail worden geïnformeerd over hun geplande dienst, werkplek en taak.
Medewerkers toewijzen op basis van kwalificaties
Een beschikbare medewerker kan niet vanzelfsprekend iedere taak overnemen. Voor bepaalde werkzaamheden zijn specifieke kwalificaties of certificaten nodig.
In Logitime kunt u vastleggen welke kwalificaties voor een taak of activiteit vereist zijn. De capaciteitsplanning kan de toewijzing beperken tot medewerkers en externe krachten met de daarvoor vastgelegde, geldige certificaten.
Bij het wijzigen van een dienst kan de planner daarmee rekening houden met zowel de beschikbare capaciteit als de eisen van de werkzaamheden.
Tijdens de inrichting wordt bepaald welke kwalificaties worden geregistreerd, welke geldigheid daarbij hoort en wie deze gegevens beheert. De controle werkt op basis van de informatie die in Logitime is vastgelegd.
Wie heeft dienst en wie neemt het over?
Een personeelslijst toont wie tot de bemanning behoort. Voor de dagelijkse werkzaamheden is vooral van belang wie op dat moment dienst heeft en wie daarna wordt ingezet.
Het Logitime Attendance Board toont de bemanning en de actuele dienststatus op een monitor of televisie. De weergave kan worden ingedeeld per afdeling of functie.
Aan boord kunnen meerdere schermen worden gebruikt met verschillende selecties, bijvoorbeeld voor:
- Brugpersoneel
- Keukenpersoneel
- Technische dienst
- Een gezamenlijk bemanningsoverzicht
Het Attendance Board kan ook tonen wie de volgende dienst werkt. Daarmee wordt de dienstwisseling zichtbaar voor de betrokken medewerkers.
Een scherm bij de technische dienst kan dus een andere selectie tonen dan een centraal overzicht. De beschikbare informatie wordt afgestemd op de plaats en het gebruik van het scherm.
Toegangsrechten voor bemanning, gasten en externe partijen
De brug, machinekamer en privévertrekken hebben een andere functie dan ruimtes die voor gasten toegankelijk zijn. Ook een externe onderhoudsmedewerker heeft doorgaans een ander toegangsbereik nodig dan een vast bemanningslid.
Met Logitime bepaalt u wie welke zones mag betreden. Toegangsrechten kunnen worden toegekend en ingetrokken voor onder meer:
- De brug en machinekamer
- Opslagruimtes
- Gastenverblijven
- Privéruimtes van de eigenaar
- Overige afgeschermde zones
Toegangsprofielen leggen vast waar en wanneer iemand toegang heeft. Meerdere profielen kunnen aan één pas worden gekoppeld. Ook kan de geldigheid van een pas met datum en tijd worden begrensd, bijvoorbeeld voor tijdelijke werkzaamheden.
Zo kunnen eigenaar, bemanning, passagiers en externe partijen ieder passende toegangsrechten krijgen.
Tijdelijke bezoekers en onderhoudspartijen registreren
Bij werkzaamheden of bezoek aan boord wilt u weten wie wordt verwacht en welke toegang nodig is.
Met de uitbreiding Bezoekersmanagement kunnen verwachte bezoekers vooraf worden ingepland. Bij aankomst worden gegevens gecontroleerd of aangevuld en wordt de bezoeker aangemeld. Waar nodig kan een pas met een passend toegangsprofiel worden toegewezen.
Voor terugkerende bezoekers kunnen eerder vastgelegde gegevens worden overgenomen. Ook kan worden teruggezocht welke bezoekers een medewerker in een bepaalde periode heeft ontvangen.
De registratie wordt afgestemd op de procedure aan boord: wie meldt bezoekers aan, wie verstrekt een pas en wie verwerkt het vertrek?
Hardware voor de maritieme omgeving
De plaats van een registratiepunt stelt eisen aan de apparatuur. Een lezer in een beschutte binnenruimte wordt anders belast dan een lezer op een locatie die aan weersinvloeden is blootgesteld.
Voor maritieme toepassingen gebruikt Logitime onder meer Dormakaba-badgelezers met beschermingsklasse IP66. Deze lezers zijn geschikt voor een temperatuurbereik van −25 °C tot +70 °C.
Afhankelijk van de gewenste beveiliging kunnen ook waterbestendige elektronische hangsloten en beveiligingscamera’s worden opgenomen.
De keuze van de apparatuur wordt afgestemd op de montageplaats, de omstandigheden en het doel van het toegangspunt. Daarbij worden registratie en toegangsbediening in samenhang bekeken.
Toegangsbewegingen en aanwezigheid raadplegen
Logitime maakt onderscheid tussen de dienststatus voor tijdregistratie en de fysieke aanwezigheid die via toegangspunten wordt geregistreerd. Wie dienst heeft, beantwoordt immers een andere vraag dan wie zich in een bepaalde zone bevindt.
Het toegangslogboek toont aan wie toegang is verleend of geweigerd. U kunt terugzoeken wie een deur heeft gebruikt of een zone is binnengegaan. Het logboek kan worden afgedrukt of opgeslagen als bestand.
Daarnaast kan Logitime aanwezigheidslijsten bijhouden op basis van de daarvoor ingestelde online lezers. De detaillering hangt af van de registratiepunten en de personen die daadwerkelijk worden geregistreerd.
Met Security Management kunnen informatie over zones, alarmen en personen vanuit een beveiligingsoverzicht worden geraadpleegd. Ook kunnen specifieke aangesloten deuren worden geopend en aanwezigheidslijsten worden afgedrukt.
Praktijktoepassing op superjacht Dar
Op het 90 meter lange superjacht Dar, voorheen bekend als Oceanco Y717, wordt Logitime gebruikt voor tijdregistratie en toegangscontrole.
De geregistreerde uren vormen de basis voor de IMO-rapporten. Daarmee wordt het samenstellen van de rapportages voor de Chief Officer ondersteund.
Daarnaast gebruiken de eigenaar en bemanning het Attendance Board om te zien wie op dat moment dienst heeft. Deze toepassing brengt de twee dagelijkse informatiebehoeften samen: controleerbare urenverantwoording en direct inzicht in de inzet aan boord.
Onze aanpak voor uw schip
Logitime brengt samen met u de bemanningsstructuur, diensten en registratiebehoefte in kaart. We bespreken hoe bemanningsleden hun uren vastleggen, wie de registraties controleert en welke rapportages beschikbaar moeten zijn.
Daarna stemmen we de shiftplanning, kwalificaties, Attendance Boards en toegangsrechten op de werkzaamheden af. Ook de locaties van lezers, de omstandigheden aan boord en eventuele aanvullende beveiligingsmiddelen worden meegenomen.
Zo ontstaat een inrichting waarin de dagelijkse dienstregistratie doorloopt naar IMO-rapportage, terwijl planning en toegangsbeheer dezelfde organisatie ondersteunen.
Bespreek met Logitime de mogelijkheden voor IMO-rapportage, shiftplanning en toegangscontrole aan boord.