Multi-site en multinationals: gecentraliseerd beheer over meerdere locaties en landen
Een organisatie met meerdere vestigingen heeft behoefte aan gezamenlijk overzicht, terwijl de dagelijkse werkzaamheden lokaal worden uitgevoerd. HR wil uren en afwezigheid over locaties heen kunnen beoordelen. Vestigingsmanagers moeten registraties van hun eigen medewerkers controleren. Recepties en beveiligers willen weten wie op hun locatie aanwezig is.
Bij internationale organisaties komen daar verschillen in werktijden, arbeidsvoorwaarden, talen en salarissystemen bij. Logitime ondersteunt een multi-site-inrichting waarbij vestigingen op dezelfde database zijn aangesloten. U combineert centrale gegevensopslag met toegangsrechten, rekenafspraken en overzichten die aansluiten op de verschillende onderdelen van uw organisatie.
Eén gegevensbasis voor alle aangesloten vestigingen
Wanneer iedere locatie een afzonderlijke administratie voert, moeten gegevens voor gezamenlijke rapportages eerst bij elkaar worden gebracht. Verschillen in selecties, rapportageperiodes en definities maken het vervolgens lastig om resultaten te vergelijken.
Bij een centrale multi-site-inrichting werken de aangesloten vestigingen met dezelfde Logitime-database. De gegevens worden op één plaats opgeslagen. Bevoegde gebruikers kunnen daarmee vanuit dezelfde gegevensbasis werken, met een bereik dat past bij hun verantwoordelijkheid.
Dat is bijvoorbeeld relevant voor organisaties met:
- Een hoofdkantoor en meerdere regionale vestigingen
- Productiebedrijven met fabrieken en distributielocaties
- Bedrijfsonderdelen in verschillende landen
- Medewerkers die op meerdere vestigingen werken
- Centrale HR- of salarisverwerking met lokale leidinggevenden
De keuze voor een centrale database is onderdeel van de inrichting. Logitime kent ook een autonome opzet, waarbij iedere locatie een eigen installatie en database heeft zonder verbinding met de andere locaties. Voor gezamenlijk beheer en vestigingsoverstijgend inzicht vormt de centrale variant het uitgangspunt.
Wat beheert het hoofdkantoor en wat blijft lokaal?
Centrale gegevensopslag betekent dat de verdeling van verantwoordelijkheden zorgvuldig moet worden ingericht. Een lokale leidinggevende moet bijvoorbeeld uren kunnen corrigeren voor de eigen afdeling. Centrale HR-medewerkers kunnen een breder bereik nodig hebben om gegevens van meerdere vestigingen te controleren.
Logitime maakt onderscheid tussen de functies die een gebruiker mag uitvoeren en de organisatieonderdelen waarvan deze gegevens mag inzien. Met autorisatieprofielen kent u functies toe. Per gebruiker legt u vervolgens het bereik vast voor bedrijven, vestigingen en afdelingen.
Zo kan een afdelingshoofd toegang krijgen tot de dagcorrectie voor de eigen medewerkers, terwijl een HR-medewerker voor verschillende vestigingen mag werken. De dagelijkse correcties kunnen daarmee lokaal worden uitgevoerd binnen een centraal beheerde omgeving.
Bij de inrichting spreekt u onder meer af:
- Wie registraties mag controleren en corrigeren
- Wie overwerk en afwezigheid mag goedkeuren
- Welke vestigingen en afdelingen een gebruiker mag inzien
- Wie instellingen en gebruikersrechten mag wijzigen
- Welke informatie centraal wordt beoordeeld
Deze taakverdeling voorkomt dat iedere dagelijkse handeling bij het hoofdkantoor terecht hoeft te komen. Tegelijk kan het bereik van lokale gebruikers worden begrensd.
Lokale werktijden en rekenafspraken binnen dezelfde omgeving
Een gezamenlijke administratie moet ruimte bieden aan verschillen tussen locaties en groepen medewerkers. Een productielocatie met ploegendiensten werkt anders dan een kantoor met variabele werktijden. Bij vestigingen in verschillende landen kunnen bovendien andere arbeidsvoorwaarden en collectieve afspraken gelden.
Ook binnen de EU blijven nationale regels en collectieve overeenkomsten van belang voor de toepasselijke werktijdafspraken. Eén internationale inrichting vraagt daarom om een zorgvuldige vertaling van de afspraken per land en medewerkersgroep. Your Europe
Logitime ondersteunt dagschema’s, weekroosters en datumroosters. Aan een dagschema worden rekenregels of een rekenset gekoppeld. Die bepalen welke resultaten uit de geregistreerde aan- en afwezigheid worden berekend.
Daarmee kunnen verschillende berekeningen binnen dezelfde omgeving worden ingericht. Denk aan afzonderlijke dagschema’s voor kantoor en productie, of verschillende rekensets voor fulltime- en parttimemedewerkers. De benodigde regels worden tijdens het configuratietraject vastgelegd.
Feestdagen en afwijkende werkdagen
Een afwijkende dag kan gevolgen hebben voor het rooster, de verantwoording van afwezigheid en de berekening van gewerkte uren. Logitime ondersteunt het vastleggen van collectieve feestdagen en andere afwijkende dagen.
Met de daarvoor benodigde Management-optie kunnen instellingen voor specifieke medewerkercategorieën worden toegepast. Dat biedt mogelijkheden om onderscheid te maken tussen groepen waarvoor verschillende afspraken gelden. Bij ploegendiensten kan bovendien worden ingesteld dat het datumrooster voorrang houdt.
Voor een internationale inrichting wordt vooraf bepaald welke groepen welke kalender- en roosterafspraken volgen. De werking wordt vervolgens gecontroleerd aan de hand van concrete situaties, zoals een lokale feestdag waarop een andere vestiging gewoon doorwerkt.
Vergelijkbare rapportages voor vestigingen en management
Een centraal overzicht is pas bruikbaar wanneer duidelijk is wat de cijfers betekenen. Een totaal aan uren zegt weinig als de ene locatie overwerk apart toont en de andere locatie dit in de gewerkte uren verwerkt.
In Logitime bepaalt het rapportsjabloon welke resultaten worden getoond en hoe deze worden weergegeven. Het filter bepaalt over welke medewerkers, organisatieonderdelen en periode het overzicht wordt gemaakt.
U kunt onder meer werken met:
- Dagresultaten per medewerker
- Periodetotalen per medewerker of afdeling
- Selecties op medewerkercategorie
- Totalen over de geselecteerde medewerkers
- Vaste datums of relatieve periodes, zoals de vorige maand
Daarmee kunnen lokale en centrale rapportages op dezelfde afgesproken resultaten worden gebaseerd. Een vestigingsmanager krijgt de informatie voor het eigen bereik. Een bevoegde centrale gebruiker kan een ruimere selectie beoordelen.
Tijdens de inrichting worden de definities, tellers en rapportageperiodes afgestemd. Zo blijft zichtbaar welke lokale verschillen relevant zijn en welke resultaten gezamenlijk kunnen worden beoordeeld.
Aansluiten op verschillende HR- en salarissystemen
Multinationals kunnen per land of bedrijfsonderdeel met andere HR-, payroll- of ERP-applicaties werken. Een centrale tijdregistratie moet de resultaten daarom bruikbaar kunnen aanleveren aan de systemen die de verdere verwerking uitvoeren.
Logitime biedt import- en exportmogelijkheden en interfaces met verschillende HR-, payroll- en ERP-applicaties. Exportreferenties kunnen worden gebruikt om medewerkers en afdelingen te laten aansluiten op de identificatie in een extern systeem.
Per koppeling worden de gegevensselectie, het formaat en de verwerking afgesproken. Daarbij kijken we bijvoorbeeld naar:
- De medewerkers en organisatieonderdelen die moeten worden aangeleverd
- De benodigde urenresultaten en looncomponenten
- De referentienummers van het ontvangende systeem
- De aanleverperiode en het uitvoermoment
- De controle en goedkeuring vóór de export
Een koppeling kan een bestaande interface of een specifieke uitwerking vereisen. Met de taakplanner kunnen terugkerende functies, zoals berekeningen en overzichten, op vastgelegde momenten worden uitgevoerd.
Werken met verschillende gebruikerstalen
Bij een internationale uitrol gebruiken lokale beheerders en leidinggevenden niet vanzelfsprekend dezelfde taal. Logitime biedt met de optie Multi-language de mogelijkheid om per gebruiker een standaardtaal in te stellen.
Daarmee kan de gebruikersomgeving worden afgestemd op de beschikbare taalkeuzes en de betreffende gebruiker. Welke talen voor uw organisatie nodig en beschikbaar zijn, wordt vooraf besproken.
Meertaligheid staat naast de inhoudelijke inrichting. De gekozen schermtaal bepaalt immers niet welke roosterafspraken, berekeningen of bevoegdheden voor een gebruiker gelden. Die worden afzonderlijk vastgelegd.
Medewerkers en aanwezigheid over locaties heen volgen
Voor medewerkers die verschillende vestigingen bezoeken, moeten toegang en aanwezigheid aansluiten op hun werkzaamheden. Logitime ondersteunt toegangsprofielen waarmee wordt bepaald waar en wanneer iemand toegang krijgt. Meerdere profielen kunnen aan één pas worden gekoppeld.
Het receptiescherm ondersteunt meerdere vestigingen. Een bevoegde gebruiker kan een locatie selecteren of de geautoriseerde vestigingen gezamenlijk bekijken. Wanneer een medewerker zich op een andere vestiging bevindt, kan dit in het scherm worden aangegeven.
Logitime onderscheidt fysieke aanwezigheid op basis van toegangsregistraties van aanwezigheid voor tijdregistratie. Dat verschil is relevant voor organisaties waar urenverwerking en gebouwbeheer verschillende vragen beantwoorden.
Voor calamiteiten ondersteunt de toegangscontrolemodule aanwezigheidslijsten met multi-site-functionaliteit. De informatie wordt bijgewerkt door de daarvoor ingestelde online registratiepunten. De plaats en inrichting van die punten bepalen hoe gedetailleerd de aanwezigheid kan worden weergegeven.
Aanvullend toegangsbeheer voor locaties met hogere beveiligingseisen
Binnen een internationale organisatie kan de beveiligingsbehoefte per locatie verschillen. Een kantooromgeving vraagt mogelijk om een andere inrichting dan een locatie met beperkt toegankelijke zones en eigen beveiligingspersoneel.
Voor situaties met hogere beveiligingseisen biedt High Security aanvullende bevoegdheden voor toegangsbeheer. U kunt vastleggen welk niveau nodig is om zones, profielen, badges en lezers te wijzigen. Ook kan worden begrensd welke zones een gebruiker via toegangsprofielen mag toekennen.
Dit maakt het mogelijk om verantwoordelijkheden voor toegangsbeheer gericht te verdelen. Welke beveiligingsfuncties nodig zijn, wordt per toepassing beoordeeld en meegenomen in de totale inrichting.
Een multi-site-inrichting begint met gezamenlijke afspraken
Bij gecentraliseerd beheer komen organisatie, lokale werkwijzen en systeeminrichting samen. Daarom begint Logitime met het in kaart brengen van uw bedrijven, vestigingen, gebruikers en registratiestromen.
We bepalen welke gegevens gezamenlijk worden beheerd en waar verschillen nodig blijven. Vervolgens stemmen we de autorisaties, roosters, rekenregels, rapportages en koppelingen daarop af. Ook de benodigde talen, registratieapparatuur en beveiligingsfuncties worden besproken.
Voor gebruik op meerdere locaties is aanvullende licentiëring nodig. De gekozen databasestructuur en de benodigde modules en opties worden daarom meegenomen in het voorstel.
Zo krijgt uw organisatie een inrichting waarin centrale medewerkers overzicht kunnen houden en lokale gebruikers hun eigen werkzaamheden kunnen uitvoeren.
Bespreek met Logitime de inrichting voor uw locaties en landen.