Employee Self Service (ESS) is de medewerkersomgeving van Logitime. Deze omgeving wordt ook WebClock genoemd. Medewerkers gebruiken haar via een browser om zelf gegevens te raadplegen of handelingen in Logitime uit te voeren.
Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van de aangeschafte modules, opties en ingestelde autorisaties. Employee Self Service kan daardoor per organisatie en medewerker verschillen.
Wat kunnen medewerkers zelf doen?
Met Employee Self Service kunnen medewerkers, afhankelijk van de inrichting:
Employee Self Service ondersteunt zo verschillende vormen van zelfbediening binnen tijdregistratie, planning, projectregistratie en receptietaken. Een uitgebreider overzicht van de betekenis voor medewerkers staat op de pagina over de voordelen van tijdregistratie voor medewerkers.
- boekingen maken voor aanwezigheid, afwezigheid en andere registraties
- eerdere boekingen corrigeren
- rapportages met uitsluitend hun persoonlijke gegevens genereren
- persoonlijke saldi bekijken, zoals het vakantiesaldo
- hun eigen planning bekijken
- een planningswijziging aanvragen of de planning rechtstreeks aanpassen
- tijd verantwoorden op projecten
- zien welke medewerkers aanwezig zijn
- bezoekers invoeren
In- en uitklokken via de browser
Via WebClock kunnen medewerkers digitaal in- en uitklokken. Een boeking voor aanwezigheid, afwezigheid of een andere registratie werkt daarbij vergelijkbaar met een boeking via een badgelezer.
Registratie via de browser is onder meer geschikt voor kantooromgevingen, thuiswerkers en hybride medewerkers. De organisatie kan WebClock naast andere registratiemethoden gebruiken, zoals badgeregistratie of handmatige invoer.
Voor het maken en corrigeren van tijdboekingen via Employee Self Service is Time and Attendance Professional vereist.
Persoonlijke gegevens en saldi raadplegen
Met Time and Attendance Professional kunnen medewerkers rapportages genereren waarin alleen hun persoonlijke gegevens staan. Zij kunnen ook hun eigen saldo bekijken, bijvoorbeeld het vakantiesaldo.
Een medewerker kan via WebClock bovendien de eigen medewerkerkaart opvragen. Daarop kunnen persoonlijke gegevens staan en kan worden aangegeven voor welke onderdelen van Logitime de medewerker wordt geregistreerd. Hiervoor moet een printprogramma met het standaardsjabloon GDP zijn ingericht en aan de geautoriseerde overzichten zijn toegevoegd.
Rapportages per e-mail ontvangen
Een rapportage kan via e-mail worden verzonden wanneer deze mogelijkheid bij het betreffende overzicht is ingesteld. Het e-mailadres dat bij de medewerker in Logitime staat, wordt daarbij standaard gebruikt.
Voor deze functie gelden enkele voorwaarden:
Een medewerker ontvangt bij deze werkwijze alleen een overzicht met de eigen persoonlijke gegevens.
- de organisatie heeft een licentie voor WebClock
- het overzicht is ingericht voor verzending per e-mail
- de medewerker valt binnen de gekozen selectie
- het e-mailadres van de medewerker is vastgelegd
Planning bekijken en aanpassen
Met de optie Planning T&A kunnen medewerkers hun eigen planning bekijken. Afhankelijk van de inrichting kunnen zij vervolgens een wijziging aanvragen of hun planning rechtstreeks aanpassen.
De planningsomgeving kan onder meer dagschema’s en afwezigheden tonen. Welke acties een medewerker mag uitvoeren, wordt bepaald door de beschikbare optie en de ingestelde autorisaties.
Tijd aan projecten verantwoorden
Wanneer SFDC Advanced beschikbaar is, kunnen medewerkers via WebClock tijd aan projecten verantwoorden. Deze mogelijkheid hoort bij de projectregistratie binnen Logitime en is niet standaard onderdeel van iedere Employee Self Service-inrichting.
Aanwezigheid en bezoekers
Employee Self Service kan ook functies voor receptie en bezoekersregistratie bevatten:
Binnen de receptie-instellingen kan worden bepaald welke gegevens WebClock toont en welke gegevens gewijzigd mogen worden. Dit kan onder meer betrekking hebben op afdeling, aanwezigheidsstatus, werkstatus, details en opmerkingen.
- met de optie Reception kunnen gebruikers zien welke medewerkers aanwezig zijn
- met Visitor Management kunnen zij bezoekers invoeren
Autorisaties bepalen wat een medewerker mag
Employee Self Service gebruikt autorisatieprofielen voor meldcodes. In zo’n profiel wordt vastgelegd welke meldcodes een medewerker op de badgelezer en in WebClock mag gebruiken.
Bij gebruik van WebClock moeten deze autorisatieprofielen zijn ingeschakeld. Iedere medewerker die WebClock gebruikt, moet bovendien een specifiek profiel toegewezen krijgen. De beschikbare functies hangen daarnaast samen met de aangeschafte modules en opties.
Wanneer is Employee Self Service relevant?
Employee Self Service is relevant voor organisaties die medewerkers via een browser toegang willen geven tot onderdelen van Logitime. De precieze toepassing kan variëren van digitaal in- en uitklokken tot het raadplegen van persoonlijke rapportages, saldi en planningen.
Ook projectverantwoording, aanwezigheidsinformatie en bezoekersregistratie kunnen onderdeel zijn van de omgeving. Deze mogelijkheden zijn alleen beschikbaar wanneer de bijbehorende modules of opties zijn aangeschaft en ingericht.