Toegangscontrole voor overheid en dienstverlening
In een gemeentehuis, provinciekantoor of dienstverlenende organisatie komen dagelijks medewerkers en bezoekers samen. Burgers melden zich voor een afspraak, externe partijen voeren werkzaamheden uit en medewerkers bewegen tussen afdelingen. Daarbij moet duidelijk zijn welke ruimtes vrij toegankelijk zijn en waar toegang alleen voor bevoegde personen is toegestaan.
Met Logitime regelt u de toegang tot gebouwen, ruimtes en terreinen. U legt vast wie waar naar binnen mag en wanneer die toegang geldt. Bezoekersregistratie, aanwezigheidsoverzichten en aanvullende beveiligingsfuncties ondersteunen de receptie, gebouwbeheerder en beveiliging bij hun dagelijkse werkzaamheden.
Publieksruimtes en werkruimtes van elkaar scheiden
Een ontvangsthal vraagt om een andere inrichting dan een personeelsingang of serverruimte. Ook bij spreekkamers is de ligging belangrijk: bezoekers moeten hun afspraak kunnen bereiken, terwijl achterliggende werkruimtes afgeschermd blijven.
Logitime ondersteunt toegangscontrole per ruimte of zone. Wanneer iemand een pas aanbiedt bij een lezer, controleert het systeem of het gekoppelde toegangsprofiel toegang toestaat. De plaats van de lezers en de inrichting van de zones bepalen waar de scheiding wordt aangebracht.
Bij een situatieanalyse kijken we onder meer naar:
- De ontvangst en looproutes van bezoekers
- De overgang van publieksruimtes naar personeelsgedeelten
- Het gebruik van spreekkamers en vergaderruimtes
- Personeelsingangen en doorgangen tussen afdelingen
- Ruimtes waarvoor beperkte toegang nodig is, zoals serverruimtes
- De toegang tot parkeerterreinen en afzonderlijke gebouwen
Zo wordt de toegangscontrole afgestemd op het werkelijke gebruik van uw locatie. De route van een bezoeker naar een spreekkamer kan bijvoorbeeld anders worden ingericht dan de route van een medewerker naar de eigen afdeling.
Wie mag welke ruimte betreden?
Medewerkers hebben niet allemaal dezelfde toegang nodig. Een receptiemedewerker gebruikt andere ruimtes dan een technisch beheerder. Sommige medewerkers werken voor meerdere afdelingen of op verschillende locaties.
Met toegangsprofielen bepaalt u tot welke zones en toegangspunten iemand toegang heeft. U kunt meerdere profielen aan één pas koppelen. Een medewerker kan daarmee bijvoorbeeld toegang krijgen tot de eigen werkruimte én tot een vergaderruimte in een ander gebouwdeel.
Ook het tijdstip kan onderdeel zijn van de toegangsrechten. Logitime ondersteunt toegang op vaste dagen en tijden en passen met een begrensde geldigheid. In combinatie met Logitime Tijdregistratie kunnen toegangsrechten aansluiten op een werkrooster of dienst.
Hiermee kunt u onderscheid maken tussen toegang tijdens de gebruikelijke werktijden en toegang buiten die tijden. De rechten volgen de afspraken die u voor medewerkers en ruimtes vastlegt.
Bezoekers vooraf aanmelden en tijdelijk toegang geven
Bij een afspraak wil de receptie weten wie wordt verwacht en voor welke medewerker het bezoek komt. Met de uitbreiding Bezoekersmanagement kunnen bezoekers vooraf worden ingepland. Bij aankomst vult de receptie de gegevens waar nodig aan en meldt zij de bezoeker aan.
Als de bezoeker zelfstandig toegang tot bepaalde ruimtes nodig heeft, kan een bezoekerspas met een passend toegangsprofiel worden toegewezen. De geldigheid van een pas kan worden begrensd. Zo kan de toegang worden afgestemd op de duur en het doel van het bezoek.
Bezoekersmanagement ondersteunt onder meer:
- Het vooraf plannen van verwachte bezoekers
- Het vastleggen en aanvullen van bezoekersgegevens
- Het aan- en afmelden van bezoekers
- Het toewijzen van een pas met toegangsprofiel
- Het overnemen van gegevens voor terugkerende bezoekers
- Het terugzoeken van bezoek per datum of bezochte medewerker
Aan- en afmelden werkt de bezoekersstatus op de aanwezigheidslijst bij. Daarmee sluit de ontvangst aan op het overzicht dat bij een calamiteit beschikbaar is.
Herkenbare badges voor bezoekers en externe krachten
Met de aanvullende functie Badge making kunt u verschillende badgeontwerpen gebruiken voor medewerkers, bezoekers en externe krachten. Badges kunnen afzonderlijk of in een batch worden afgedrukt. Logitime houdt bij wanneer een badge voor het laatst is afgedrukt en door wie.
In combinatie met Bezoekersmanagement kan ook een papieren bezoekersbadge worden gemaakt. Voor het afdrukken is een geschikte badgeprinter met Windows-printerstuurprogramma’s nodig.
Aanwezigheid inzien bij de receptie
De receptie heeft gedurende de dag niet alleen te maken met aankomend bezoek. Zij moet ook kunnen zien welke medewerkers aanwezig zijn en welke informatie beschikbaar is om iemand te bereiken.
Het receptiescherm van Logitime toont de geregistreerde aan- en afwezigheidsstatus van medewerkers en bezoekers. Afhankelijk van de instellingen kan aanvullende informatie over een medewerker worden getoond. Een commentaarveld biedt ruimte voor notities die bijvoorbeeld bij een overdracht tussen receptionisten bruikbaar zijn.
Voor organisaties met meerdere vestigingen kan een bevoegde gebruiker tussen locaties schakelen of de geautoriseerde vestigingen gezamenlijk bekijken. Ook kan het scherm aangeven dat een medewerker zich op een andere vestiging bevindt.
Logitime maakt daarbij onderscheid tussen aanwezigheid voor tijdregistratie en fysieke aanwezigheid op basis van toegangsregistraties. Voor het overzicht van personen in het gebouw is de inrichting van de toegangsregistratie bepalend.
Extra beveiliging voor locaties met hogere eisen
Een scheiding tussen publieksruimtes en kantoren is niet voor iedere locatie voldoende. Waar hogere beveiligingseisen gelden en speciaal beveiligingspersoneel aanwezig is, biedt de uitbreiding High Security aanvullende mogelijkheden.
Daarbij gaat het ook om het beheer achter de toegangscontrole. Wie mag toegangsrechten wijzigen? Welke zones mag een beheerder toekennen? En wie heeft de hoogste bevoegdheid bij besluiten over toegang?
Bevoegdheden voor toegangsbeheer begrenzen
High Security voegt een extra bevoegdheidsniveau toe, met een security officer als hoogste autoriteit voor toegangsbeheer. U kunt vastleggen welk bevoegdheidsniveau nodig is om badgelezers, zones, profielen en badges te wijzigen.
Daarnaast kan per gebruiker worden begrensd welke zones deze mag beheren. De gebruiker kan dan geen toegangsprofielen toekennen die andere zones bevatten.
Voor een organisatie waarin meerdere personen toegangsrechten beheren, maakt dit een gerichte taakverdeling mogelijk. Een beheerder kan rechten toekennen binnen het eigen bereik, terwijl bevoegdheden voor andere zones bij de daarvoor aangewezen functionaris blijven.
Reageren op gebeurtenissen bij toegangspunten
High Security ondersteunt scenario’s die reageren op gebeurtenissen, waaronder verleende of geweigerde toegang. In deze scenario’s kunnen e-mail en externe programma’s worden betrokken.
Andere mogelijkheden zijn onder meer:
- Toegangsverzoeken laten bevestigen vanuit het beveiligingsoverzicht
- Gebouw- en terreinplattegronden gebruiken
- Bewakingsrondes ondersteunen en inplannen
- Toegang tot een zone afhankelijk maken van vastgelegde, geldige kwalificaties
- Deuren gedurende vooraf ingestelde perioden permanent vergrendelen
Welke functies zinvol zijn, hangt af van uw locatie, beveiligingsorganisatie en toegangsafspraken. High Security wordt daarom betrokken bij de situatieanalyse wanneer de beveiligingsbehoefte daarom vraagt.
Deuren bedienen en alarmen volgen vanuit één overzicht
De uitbreiding Security Management brengt informatie over zones, alarmen en personen samen in een beveiligingsoverzicht. Vanuit dit scherm kunnen specifieke aangesloten deuren worden geopend en kan de aanwezigheidslijst worden afgedrukt. High Security bevat deze functies eveneens.
Dit geeft de beveiliging een centrale plek voor het volgen van de situatie en het bedienen van aangesloten toegangspunten.
Daarnaast ondersteunt Logitime automatische deuropening gedurende vooraf ingestelde perioden. Per doorgang kan zo worden bepaald of toegang met een pas nodig is of dat de deur op vastgelegde momenten geopend blijft.
Welke informatie is beschikbaar bij een ontruiming?
Bij een calamiteit hebben BHV’ers en hulpdiensten behoefte aan inzicht in de personen die als aanwezig geregistreerd staan. Logitime houdt hiervoor een aanwezigheidslijst bij van medewerkers en bezoekers. Deze kan onder meer per zone of afdeling worden ingedeeld.
De lijst wordt bijgewerkt door de daarvoor ingestelde online lezers en de aan- en afmeldingen van bezoekers. Hoe gedetailleerd de informatie is, hangt af van de registratiepunten. Registratie bij de buitendeur geeft inzicht op gebouwniveau; registratie bij afzonderlijke zones kan een verdere onderverdeling ondersteunen.
Met Security Management kan de aanwezigheidslijst vanuit het beveiligingsoverzicht worden afgedrukt. Ook kunnen bij een calamiteit alle aangesloten badgelezers tegelijk worden ontgrendeld.
High Security voegt de mogelijkheid toe om uitzonderingen vast te leggen. Daarmee kan worden voorkomen dat bepaalde deuren bij een algemene noodontgrendeling worden geopend. Ook zijn standaardscenario’s voor noodsituaties beschikbaar.
De gewenste deurbediening en de informatie voor de BHV worden daarom samen met de toegangsregistratie besproken.
Toegangsregistraties terugzoeken
Wanneer een deur onverwacht is gebruikt of iemand geen toegang kreeg, wilt u de betreffende registratie kunnen bekijken. Het toegangslogboek van Logitime toont aan wie toegang is verleend of geweigerd.
U kunt terugzoeken wie een bepaalde deur heeft gebruikt of een specifieke zone is binnengegaan. Het logboek kan worden afgedrukt of opgeslagen als bestand. Security Management biedt aanvullende zoekmogelijkheden in dit logboek.
Zo kunt u de vastgelegde toegangsbewegingen raadplegen bij vragen over het gebruik van een ruimte of toegangspunt.
Ook parkeerterreinen en personeelsingangen meenemen
Toegangscontrole kan al beginnen bij de ingang van het terrein. Logitime ondersteunt toepassingen met deuren, tourniquets, poorten en slagbomen. Daarmee kunt u de toegang tot een parkeerterrein, personeelsingang of afzonderlijk gebouwdeel meenemen in de inrichting.
De toegangsrechten worden afgestemd op de betreffende toegangspunten. Een medewerker die via het parkeerterrein binnenkomt, kan daardoor een andere route gebruiken dan een bezoeker die zich bij de hoofdingang meldt.
Onze aanpak: van situatieanalyse naar toegangsbeheer
Samen met u brengt Logitime het gebruik van uw gebouw en de gewenste toegankelijkheid in kaart. We bekijken de routes van medewerkers en bezoekers, de ruimtes die afgeschermd moeten worden en de werkzaamheden van receptie en beveiliging.
Daarbij bespreken we ook wie toegangsrechten mag beheren, welke aanwezigheidsoverzichten nodig zijn en hoe de deurbediening bij een calamiteit moet werken. Op basis daarvan bepalen we welke toegangspunten, profielen en uitbreidingen bij uw organisatie passen.
Neem contact op met Logitime om de toegangscontrole voor uw locatie te bespreken.