Geregistreerde uren en kosten kunnen vanuit Logitime worden geëxporteerd naar ERP-systemen, salarisadministratie of facturatiepakketten. Zo kunnen de gegevens uit de tijdregistratie worden gebruikt voor verdere administratieve verwerking.
Logitime beschikt over import- en exportfuncties en koppelingen met verschillende HR-, salaris- en ERP-applicaties. De benodigde koppeling en het uitvoerformaat hangen af van het ontvangende systeem. Hiervoor kan een specifieke interface of maatwerk koppeling nodig zijn: een koppeling die de gegevensuitwisseling tussen beide systemen verzorgt.
Gegevens aanleveren voor de salarisadministratie
Logitime berekent looncomponenten op basis van de geregistreerde tijd en de ingestelde regelingen. Het gaat onder meer om gewerkte uren, overwerk, toeslagen, afwezigheid en flexuren. Ook uren en tarieven van uitzendkrachten kunnen worden verwerkt.
Na controle en goedkeuring kunnen de resultaten naar het salarissysteem worden geëxporteerd. Goedgekeurde correcties worden meegenomen in de aanlevering. Logitime ondersteunt hiervoor automatische exports.
Met een passende koppeling kan het salarissysteem het aangeleverde bestand inlezen. Daardoor hoeven de gegevens niet opnieuw handmatig te worden ingevoerd. De inrichting van controles, berekeningen en periodieke aanlevering komt verder aan bod bij tijdregistratie voor HR.
Uren en kosten gebruiken in ERP en facturatie
Voor de verdere verwerking van geregistreerde uren en kosten zijn exports naar ERP-systemen en facturatiepakketten mogelijk. Binnen Shop Floor Data Collection (SFDC) zijn daarnaast ERP-exports beschikbaar voor gegevens over de bestede uren aan jobs en activiteiten.
Voor kostenberekeningen en facturatie biedt de aanvullende Management-optie tarieven die aan medewerkers en tellers kunnen worden gekoppeld. Een teller bewaart een berekend resultaat, zoals gewerkte uren of overwerk. In een overzicht kan dit resultaat met een tarief of uurloon worden vermenigvuldigd om een bedrag te tonen.
De tariefinrichting bestaat uit:
- Tariefgroepen op bedrijfsniveau
- Een tariefgroep en eventueel een uurloon per medewerker
- Een tarief per teller voor iedere tariefgroep
Bij de weergave van een teller als bedrag wordt gekozen voor het medewerkerstarief of het uurloon. Beide opties kunnen niet tegelijk voor dezelfde tellerweergave worden toegepast.
Tarieven en uurlonen worden per dag en per medewerker opgeslagen. Een nieuw ingevoerd tarief werkt niet automatisch terug naar eerdere dagen. Daarvoor is een herberekening nodig over de betreffende periode, met de optie ‘Opnieuw bepalen Waardes medewerker’.
Exportreferenties voor medewerkers en afdelingen
Een extern systeem kan andere nummers gebruiken voor medewerkers en afdelingen dan Logitime. Met exportreferenties kunnen daarvoor afzonderlijke verwijzingen worden vastgelegd.
Wanneer een overzicht de ingestelde exportreferenties toepast, gebruikt Logitime deze voor medewerkers en afdelingen. Is geen exportreferentie ingevuld, dan wordt het Logitime-nummer gebruikt. Medewerkers die als niet van toepassing zijn aangemerkt voor de geselecteerde exportreferentie, worden niet op dat overzicht getoond.
De selectie van een overzicht kan worden beperkt tot medewerkers, afdelingen of categorieën. Gebruikers krijgen daarbij alleen de medewerkergegevens te zien waarvoor zij geautoriseerd zijn.
Bestandsuitvoer en automatische verwerking
Overzichten kunnen worden opgeslagen als Excelbestand, PDF, HTML of tekstbestand. Deze rapportageformaten hebben hun eigen toepassing. Welk formaat geschikt is voor het inlezen in een salaris-, ERP- of facturatiepakket, hangt af van de betreffende koppeling.
Bij Exceluitvoer worden resultaten in afzonderlijke velden opgeslagen, zodat verdere bewerking mogelijk is. De afzonderlijke tijdresultaten — de gewerkte periodes die uit boekingen en pauzes zijn bepaald — worden niet in het Excelbestand opgenomen.
Overzichten kunnen handmatig worden uitgevoerd, via een wachtrij worden verwerkt of automatisch worden aangemaakt met de taakplanner. Ook verzending van een overzicht als bestand per e-mail is mogelijk. Voor automatische rapportage wordt het uitvoerformaat vooraf ingesteld.
De taakplanner kan functies op vaste tijdstippen of met een ingesteld interval uitvoeren. Daarbij kunnen de uitvoeringsperiode en de weekdagen worden vastgelegd. Bij bestandsuitvoer overschrijft Logitime een bestaand bestand met dezelfde naam op dezelfde locatie, zonder te controleren of dit bestand al bestaat.
Voor wie is gegevensexport relevant?
Gegevensexport is relevant voor HR- en personeelsadministratiemedewerkers die periodieke controles, berekeningen en salarisaanleveringen uitvoeren. Zij kunnen gecontroleerde resultaten vanuit Logitime doorgeven voor loonverwerking.
Voor medewerkers die kosten en facturatie verwerken, zijn de geregistreerde uren en berekende bedragen van belang. Bij verwerking in ERP kunnen ook gegevens over de bestede uren per job of activiteit worden gebruikt.
De inrichting vraagt om duidelijke afspraken over de benodigde gegevens, de selectie van medewerkers en afdelingen, de exportreferenties en het ontvangende systeem. Daarmee wordt vastgelegd welke resultaten Logitime aanlevert en welke koppeling daarvoor nodig is.