Aandachtspunten

Home / Aandachtspunten

Aandachtspunten

1327908_14330343-300x300Voordat een bedrijf overgaat  tot  aanschaf en implementatie van een toegangscontrole- en/of tijdregistratiesysteem, moet met diverse zaken rekening worden gehouden. Dit dient zowel voor, tijdens als na de aanschaf te gebeuren.

Hieronder zijn enkele aandachtspunten van een toegangscontrole- en/of tijdregistratie systeem om tot een succesvolle implementatie te komen.

Deze aandachtspunten zijn opgezet vanuit  onze brede internationale ervaring.

Elk bedrijf hetzelfde problematiek, maar elk uniek

Personeelskosten zijn de grootste kostenpost binnen de organisatie. Vreemd genoeg zijn het juist deze kosten die vaak het minst transparant zijn. Vele vragen van medewerkers aan HR hebben betrekking tot tijd en uiteindelijk de verloning. Hoeveel verlofuren heb ik nog, zijn mijn overuren wel goed berekend, etc.? In alle arbeidsovereenkomsten staat vermeld hoeveel uur we behoren te werken en welke vergoeding een werkgever daar voor geeft. Maar de registratie daarvan is veelal subjectief. Meten is weten, en voorkomt onnodige discussie, onduidelijkheid en onvrede.

Hoewel de bovenstaande vraagstelling voor alle bedrijven gelijk is, zijn de eisen en wensen voor elke situatie uniek. Elk bedrijf heeft te maken met eigen regelgeving, verworven rechten en eigen interpretatie van de CAO.

Ook verschilt per bedrijf de doelstelling waarmee een systeem wordt aangeschaft. Denk hierbij aan geautomatiseerde looncomponenten, goed- en afkeuren van gebeurtenissen (zoals overwerk),  tijdsbesparing, management informatie,  integratie & single input. Hierdoor is het geen eenvoudige opgave om de juiste wensen en eisen te formuleren en het uiteindelijke doel te bewaken.

Doelstelingen

Een veel gehoorde doelstelling is; verhoging van de efficiency. Deze ruime omschrijving vraagt om subdoelstellingen maar is als leidraad van begin tot eind prima te handhaven. Uiteindelijk gaat om, het nut, wat levert het de organisatie als geheel op.

  • vergroting van inzicht in kosten
  • beter inzicht in gewerkte uren
  • tijdbesparing
  • meer controle op overwerk,
  • individueel, groepsgewijs geautomatiseerd kunnen toepassen van toeslagen
  • correcte rapportages,
  • decentralisatie van gegevensverwerking
  • conform voorwaarden, automatisch berekenen van alle loon componenten
  • automatiseren van gegevensoverdracht tussen verschillende systemen
  • geautomatiseerd gecontroleerde toegang verlenen aan medewerkers
  • geautomatiseerd gecontroleerde toegang verlenen aan contractors
  • geautomatiseerde bezoekersregistratie
  • verhoging veiligheidsniveau
  • ondersteuning BHV
  • veiligheid (calamiteiten lijst)

Automatiseren

Automatiseren is geen doel op zich. Hanteer de 95% regel. Dat wil zeggen dat alle zaken die vaak onder normale omstandigheden voorkomen geautomatiseerd kunnen worden. De resterende 5% zijn veelal incidentele uitzonderingen die onevenredig veel tijd vergen, hoge kosten met zich meebrengen, en veelal geen te rechtvaardigen investering vraagt.

Systemen die alles kunnen bestaan niet. Veel automatiseringsprojecten eindigen in een teleurstelling als in het voortraject door leveranciers wordt toegezegd dat iedere wens kan worden ingevuld. Niets is minder waar. Een goede analyse vooraf, door u en uw organisatie, is een must evenals de betrokkenheid en inzet van de consultant van het bedrijf waar u mee in zee wenst te gaan. Pas dan kunt u uw wensen en eisen op een juiste wijze formuleren en realistische doelen stellen.

Schaalbaar naar toekomstige behoeften

Organisaties zijn aan vele veranderingen onderhevig niet alleen vanuit de marktwerking maar ook veranderingen binnen de CAO, wettelijke normeringen (arbeidstijden, verlofregelingen), van vaste naar schuivende en flexibele werktijden. Als organisatie moet u daarop inspelen. Dit geldt uiteraard ook voor alle hulpmiddelen welke u ter beschikking staan. Deze moeten flexibel zijn  en u in staat stellen om te anticiperen op de veranderingen binnen uw organisatie. Ook uw systeem voor toegangscontrole en of tijdregistratie moet hierin mee.

  • is het systeem modulair?
  • wordt het systeem doorontwikkeld?
  • wordt het systeem aangekocht of ontwikkelt door de leverancier?
  • wat zijn er update  en SLA mogelijkheden?
  • wat zijn de latere mogelijke uitbreidingen van het systeem?

Controle vooraf & Demo

Als u een auto koopt maakt u ook eerst een testrit. Kan de software daadwerkelijk wat u wilt? Veel verkopers zeggen standaard “ja, natuurlijk”, terwijl achteraf blijkt dat dit toch net even anders zit. De interpretatie is niet altijd gelijk. Als u denkt aan een rode auto is de kans groot dat de kleur rood in de gedachte van uw buurman geheel anders is. Zeker als dit uw eerste tijdregistratie systeem is valt het soms niet mee hier doorheen te prikken. Het vragen van een demo is een goede optie, echter om de gehele bedrijfssituatie als demo te krijgen is weer niet reëel.

Geef praktijk voorbeelden aan van uw belangrijkste speerpunten en vraag hoe de implementatie ervan in het pakket zou werken en laat u hierover tijdens de demo goed in- en voorlichten. Het is van belang in uw vraagstelling ook eventueel toekomstige wensen mee te nemen.

Maar wees alert met uitspraken die tijdens een demo worden gemaakt. Bijvoorbeeld de term ‘klaar voor verloning’ wil nogal eens voor verwarring zorgen. Is klaar voor verloning een aangeleverd overzicht waar u nog zelf allerlei correcties op los moet laten, om deze vervolgens zelf handmatig in te moeten voeren? Of gebeurt dit, zoals gebruikelijk in Logitime, door middel van een geautomatiseerde export rechtstreeks in uw salaris pakket? Vraag dit goed na tijdens een demo, juist dan heeft u de specialist voorhanden.

Ook een antwoord op uw vragen zoals “dat heeft u in het begin niet nodig” wordt vaak toegepast om gebrek aan functionaliteiten te verbergen. Het achteraf alsnog verkrijgen van deze functionaliteiten leidt bij partijen tot frustratie, ergernis, kostbaar tijdverlies en vraagt om maatwerk. Voor zover dit laatste al mogelijk is.

Tijdens een demo kunt u aan de lijve ondervinden of het systeem voldoende gebruiksvriendelijk is, de logica van opbouw klopt en eventuele uitbreidbaarheid voor gebruikers en functionaliteiten soepel en eenvoudig verloopt. Voor multinationals kunnen zaken als beschikbaarheid van meerdere talen en multi site gebruik van wezenlijk belang zijn.

Onderhoud

Veel leveranciers van hard en/of software bieden de mogelijkheid tot het afsluiten van een SLA (Service Level Agreement). Binnen deze SLA wordt duidelijk vastgelegd op welke wijze, onder welke voorwaarden en tegen welke vergoeding u service verleend zal worden. Binnen uw organisatie zal vooraf duidelijk gesteld moeten worden; wie, waarvoor en wanneer verantwoordelijk is. Anders vergaat het uw systeem net als met huurauto’s. Iedereen gebruikt ze maar niemand zorgt ervoor. En als het te laat is dan is de ellende vaak niet te overzien.

Prijsstelling

Nadat u de offertes op inhoud heeft kunnen vergelijken komt de prijsvergelijking aanbod. Doe dit niet andersom. U weet immers nog niet of (indien er verschillen zijn) met welke geboden producten en diensten u deze moet gaan vergelijken. Een aanbieder die op basis van fixed price werkt kan u een wezenlijk voordeel bieden. U weet financieel waar u aan toe bent. Een goede, juiste en inhoudelijke omschrijving van het te leveren is voor een ieder van groot belang. Een investering in tijd maar zeer de moeite waard. Het schept duidelijkheid voor beide partijen en voorkomt problemen achteraf.

Veelvuldig gebruikte omschrijvingen als; ‘werking zoals uitgelegd tijdens ons onderhoud’ of ‘zoals bij ons bekend en door u verwoord’ geven op geen enkele wijze duidelijkheid. Subjectiviteit geeft aanleiding tot een brede en vrije interpretatie, er is in wezen niets vastgelegd. Hoewel verleidelijk vanwege de gekoppelde, ogenschijnlijke, gunstiger prijsstelling kan deze werkwijze leiden tot hevige discussies, pittige mail wisselingen en een uiteindelijke gang naar de rechter.

Offerte aanvraag

Vraag meerdere offertes aan, en zorg dat deze inhoudelijk vergelijkbaar zijn. Appels en peren vallen beide in de categorie fruit maar hebben zeer uiteenlopende kenmerken en dito prijsstelling. Specificaties kunnen helderheid verschaffen.

Leverancier

Kies voor een leverancier die aantoonbaar meerdere jaren actief is en vraag referenties die u kunt benaderen. Alle goede leveranciers kunnen u referenties bieden in algemeen bekende Nederlandse bedrijven.

Wilt u meer informatie ontvangen? Klik dan hier

Start typing and press Enter to search